Пострелиз Шахова: 17 правил организатора

То, что вы не прочтете в глянцевых статьях про организацию конференций

У меня часто спрашивают, как мы это делаем. Конечно, есть технические тонкости, но надо начинать с принятия двух фактов.

Я не считаю Baltic Digital Days лучшей вообще. Есть события и гораздо масштабнее, и пафоснее, и лучше оформленные. Балтика — особенная. Это моя личная попытка принять в гостях сотни человек. Апофеоз микроменеджмента. Не дать им знания, а именно принять в гости. Я не могу принять в гости тысячу человек. И не хочу. Не вообще, но именно на БДД. И тогда, и сейчас, и потом — это мой личный вызов самому себе, как и многое в моей жизни. Захотел и смог.

И второе. Участники — это не дойный скот, с которого собрали деньги, чтобы спикерам было по фану приехать и выступить. Платят именно участники, а остальные должны вкалывать ради того, чтобы они приехали снова. В том числе и спикеры. Странно, но я так думаю совершенно искренне.

Приняли? ОК. Теперь к тонкостям.

postpostrelease-insert

1. Когда бываете на других мероприятиях, всегда присматривайтесь к фишкам, которые вроде и мелочь, но делают жизнь участника легче. И пробуйте у себя. Не пытайтесь изобрести колесо. Все придумали до вас. Просто вы были не в курсе, что так можно.

postpostrelease-insert

2. Ищите, что было плохо на других конференциях. Где и почему участникам было некомфортно. Что им хотелось сделать, но не смогли. Старайтесь, чтобы у вас не только такого не было, но и дайте немного больше сверху. Не дают общаться со спикерами где-то — возьмите большое фойе и давайте выходить из залов. Или устройте препати, междупати — для разговоров, без шоу. Народ толкается у регистрации — поставьте на рецепцию вдвое больше людей. Не кормят? Завалите едой. И так далее.

postpostrelease-insert

3. Собирайте косвенный фидбек. Хорошо, когда вам на что-то жалуются, но большинство не делает это, оставляя обиду на организаторов для кулуарных разговоров. Просто ходите, смотрите, что люди делают или не делают. Например, один из самых сильных бичей почти всех конференций — участники сбиваются в группки по знакомству и так проводят все время, избегая новых знакомств. Мы для этого ввели промо-девушек, которые выполняют ротацию участников. Некоторые ивенты делают отдельный нетворкинг. Я счел это не самым комфортным вариантом для нас. Девушки эффективнее и не нарушают логики ивента. От них скрыться труднее, чем от обязательного мероприятия. Еще я увидел, что остается много пакетов на столах, и мы отказались от раздатки — только блокнот и ручка, и кружка, кому повезло. Пакетов стало меньше оставаться. В этом году с десяток по залам всего собрали. С большим пакетом ходить неудобно, тем более с рюкзаком или сумкой — мы перешли на формат А5+. И так далее. Постоянно ищите мусор, скуку, пустые подносы и исправляйте, исправляйте, исправляйте…

postpostrelease-insert

4. Работайте с одними и теми же подрядчиками. Косячат все. Но если подрядчик вменяемый, он будет исправлять все в процессе. А потом поставит это в правило работы с тобой. Нам не давали сверлить стену, чтобы повесить задники в залах. Мы дошли до директора, нам разрешили, теперь каждый год даже вопросов не возникает — сверлить или нет. Была ошибка в программе в блокнотах — подрядчик перепечатал весь тираж за сутки. Не успевали жарить мясо — привезли дополнительный гриль. Автобус сломался на трассе, мы вывозили людей на такси на море. Обратный автобус был предоставлен вовремя и два следующих года без поломок. И так по каждому пункту. Доучить подрядчика или отдельного сотрудника проще, чем с нуля учить нового. А иногда счет идет даже не на минуты, на секунды перед перемещением участников. Но конечно, если подрядчик не готов гореть вместе с тобой, меняй без сожаления. И всегда приходит момент, когда ты растешь и должен менять подрядчика по причине недостаточной емкости. Это грустно, но это жизнь.

postpostrelease-insert

5. Постоянно вводите что-то новое, экспериментируйте. Не просто задавайте новую тему для ивента — тут меняется только шкурка. А именно новые форматы. Не пошло — отбросили на следующий год. Пошло — вставляйте в программу со всей вытекающей проработкой. Если вы что-то не увидели у нас на следующий год, это просто не пошло. Круглые столы всегда шли вяло — я их убрал. Мастер-классы на препати вроде зашли (см. п. 3, я нашел на двух препати много людей, которым было нечем заняться, хотелось какого-то контента), будем оформлять как постоянный формат. Премия и баттлы бомбанули просто мозги участников, я третьи сутки отбиваюсь от мнений со всех сторон. Конечно, будем развивать эти форматы. Музыка на Премии не зашла, значит, убираем. И так далее.

postpostrelease-insert

6. Делегация. Первые две конференции делали по сути два человека — я и моя жена. Она брала на себя логистику, я все остальное. Все остальные подключались в последние дни. Спал я по три часа две недели. Но не особо-то и хотелось. Я горел и мне все нравилось. Я даже бухать с участниками успевал. Но когда число людей превысило 200 человек, то стало понятно, что мы не справляемся. С тех пор у меня есть помощники, в чью работу я не лезу. Есть Ира Губер, которая рулит девочками. Есть Сережа Доронин, который рулит модераторами. Есть теперь Настя Матвеева, которая взяла на себя работу с инфопартнерами. Иру заменила Маша Власова — маленькая брюнетка у автобусов. А я за пять лет никогда не знал, кто когда приезжает-уезжает, но все заселялись и уезжали. Часть моих функций забрала мой помощник Аня. И так далее. Знаете, как в этом году было со светом на Премии? Все решилось за два дня, потому что сезон и найти световика — проблема. Человек приехал, поставил свои фонари, я дал краткий сценарий. Дальше все сам делал. Надо верить профессионалам. Точнее, не верить, а доверять. Накосячил — см. п. 4.

postpostrelease-insert

7. Постоянно примеряйте на себя роль участника. Всегда. Во всем. Я первый пользователь всей полиграфии и сувенирки. Я подержал наш приз на премии и попросил его утяжелить — тестовый образец оказался слишком легким, а я как участник хотел, чтобы он весил тонну. Я съел все блюда, которые были на препати. И большую часть того, что было на дне докладов. Я выпил и виски, и вина, и пива. Я перепробовал все сам. Что не нравилось, менял. Самое мерзкое, что может случиться на конференции — когда до тебя дойдут слова, что что-то было невкусное или вискарь подвел в этот раз. В лицо-то не скажут. Я выезжаю на каждую локацию и хожу как участник. Иногда несколько раз. Чтобы не бились в дверях, чтобы равномерно распределились по локации. В прошлом году мы накормили больше двухсот человек в кафе на 100 посадочных мест. Я два месяца ломал голову как это сделать. Приезжал, ел, подходил к столам, выходил на улицу, ходил в туалет. И нашел выход. Фуршет, ротация, вытаскивание людей на улицу промо-девушками и шоу-программой, зонты для участников не в кафе.

postpostrelease-insert

8. Упрощайте. Все. Постоянно и неумолимо упрощайте. Чем больше людей, тем должна быть проще и понятнее логистика. Всегда такое упрощение стоит больших усилий от команды, но это того стоит. Никто не читает писем — перейдите на смс. Я отправил в этом году больше 3000 смсок разного содержания. Никто не читает указатели — пусть промо-девушки будут вместо них, показывают, подсказывают. Народ хочет общаться, нафиг мобильные приложения — Телеграм-чат сделает это лучше и быстрее, потому что стоит у двух третей участников. Спикеры не отвечают на письма — сделайте группу и чат для них. Участники не отвечают на письма — звоните. Не читают сайт — сделайте рассылку. Не знают расписания — пришлите смс день в день куда идти. Не смотрят раздатку — сшейте в один блокнот все необходимое. Кричат с места вопрос, а у тебя запись через микшер и вопроса просто не будет в видео — модератор должен попросить повторить вопрос в микрофон. И так далее.

postpostrelease-insert

9. Пробуйте на микроформатах. Я знаю, что вы все знаете про мое эксклюзивное препрепати. Я собираю ограниченный круг гостей перед официальным препати и что-то жарю им на гриле. Это мой отдельный персональный ад на стороне подрядчика. Я, конечно, получаю удовольствие от того, что могу себя проявить как гостеприимный хозяин. Но вы попробуйте приготовить, как я в этом году, полсотни драников и сорок бургеров за три часа нон-стоп. Зато я потом знаю, как это будет примерно выглядеть на препати. Еще проводил в прошлом году презентацию конференции в Москве. Еще каждый год провожу бесплатный семинар в Калининграде. Я постоянно учусь на более простых форматах.

postpostrelease-insert

10. Высыпайтесь. Это болезнь всех ивент-менеджеров. В дни мероприятий у них постоянно что-то не готово, поэтому спят по 3-4 часа урывками. И я там был. А потом я стал спать мало просто потому что не хотелось. А потом я стал спать нормально. В этом году я спал примерно столько же, сколько в обычные дни. Моральное напряжение в дни проведения очень сильное и недосып сильно влияет на сосредоточенность, на внимание к мелочам. А даже стаканчик виски в это время может вынести мозг и превратить ваш ивент в ад для участников и спикеров.

postpostrelease-insert

11. Ротируйте спикеров. Не давайте кому-то засидеться в программе надолго. Когда ты делаешь хорошее мероприятие, то спикерам нравится ездить к тебе каждый год. Но это не нравится участникам. Понятно, конкурс. Но дело не в нем. Есть спикеры, которые всегда дают суперконтент. И даже их надо менять на других. У меня есть правило двух раз, потом годовой пропуск. Чтобы не терять людей, для спикеров прошлого года есть проходка, если захотят приехать как участник. Ну, или не делайте этого, и тогда у вас будет сходка друзей организатора.

postpostrelease-insert

12. Вливайте свежую кровь. Новые лица — это прекрасно. За пять лет мы стартовали большое число новых — теперь уже востребованных спикеров. Конечно, риски есть, но новички делают все более тщательно, всегда волнуются перед выступлением, повышая градус эмоциональности, лучше идут на контакт в плане требований к докладам. По рейтингу участников в десятке лучших у нас всегда есть новички.

postpostrelease-insert

13. Набирайте программу за полгода. Это даст вам возможность получить эксклюзив. Понятно, что презентации собираются в последнюю неделю, но материал для нее начнут собирать с момента попадания в программу. Чтобы сделать крутой новый доклад, хорошему спикеру нужно от трех месяцев до полугода. Приглашаете поздно — 90%, что вам привезут или воду, или вторичку.

postpostrelease-insert

14. Удивляйте. Эмоционально поданный креатив задает тон всему мероприятию. Этот пункт не пересекается с п. 5 про эксперименты. Новые форматы — это хорошо, но то, как они подаются, другой вопрос. И даже старый формат можно подать иначе. Например, у нас третий год промо-девушки. И делают они одно и то же. Но каждый год мы полгода ищем для них новый образ. Пробуем, меняем швей. В прошлом году, например, просто взяли и отрезали у готовых комбинезонов штанины, сделав шорты. Премия — новый формат. Но сама статуэтка выполнена из нержавеющей стали и весит больше двух килограмм вроде (сам не вешал, но по ощущениям). Это не пластик и не картон.

postpostrelease-insert

15. Работайте над представительностью. Это сейчас все здесь, а было время, когда я приглашал лично и не раз, по сути уговаривал людей приехать. Заплатить как участник и приехать. Думаете это просто? Попробуйте сами. Но если у вас все легенды только в спикерах, это не конференция, а семинар, где приходят кого-то послушать на несколько часов. Настоящее общение начинается, когда есть у кого спросить про реально крутые вещи. Можно, конечно, и бесплатно пригласить, но я слишком уважаю рядовых участников, чтобы так делать. Все должны быть на одном уровне. По крайней мере, у меня. Это залог атмосферы БДД.

postpostrelease-insert

16. Правильно считайте деньги. Все конференции считаются одинаково, как свадьбы — расходы на человека. Но некоторые делают расходы на человека + свою прибыль — ценой билета. Это некорректно. Надо собрать все планируемые доходы, а потом поделить их на всех-всех участников: и участников, и спикеров, и организаторов. Либо придется кого-то ограничивать в питании и вводить зонирование и сегментацию. А это как-то не очень смотрится всегда.

postpostrelease-insert

17. Начинайте продажи за полгода. В туриндустрии это называется раннее бронирование. Лояльные бренду купят. И нелояльные пока тоже купят, если обещать 100% возврат до старта основных продаж. Так можно решить массу проблем с ранним финансированием подрядных услуг.

На этом все в этот раз. Удачи вам в ваших ивентах!

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Один комментарий на «“Пострелиз Шахова: 17 правил организатора”»

  1. Алексей:

    как все чётко разложил! Очень полезный материал. Про девушек нетворкерок крутая тема, буду на РИФе в Воронеже пробовать

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Нажимая кнопку «Отправить комментарий», вы подтверждаете, что ознакомились с Условиями обработки персональных данных и принимаете их.

Подпишись на рассылку

Рассылка Безумных Котиков интернет-маркетинга, спонтанная, субъективная, обо всем.
Email *
Имя *
Нажимая кнопку «Сохранить», вы подтверждаете, что ознакомились с Условиями обработки персональных данных и принимаете их.