Основы деловой переписки

Личный опыт

28 апреля сходил на встречу косметических компаний. Ребята хотели послушать об основах деловой переписки — поделился своим скромным опытом.

Здесь конспект основных тезисов.

Письма руководителю

Все периодически шлют письма руководителям — и своим, и чужим.

Чтобы руководитель прочитал ваше письмо и не посчитал спамом, нужно экономить его время.

0_wvWTA4mtEZS_4CTA_

Так, например, реагирует мой руководитель Саша, если сбросить ему ссылку на полезную статью, но не объяснить коротко — что это и зачем 🙂

Как именно экономить время? Пересказывать основную суть вопроса, стараться самостоятельно добывать больше информации и давать готовое решение проблемы.

Плохо: прочитай интересную статью

Лучше: здесь хорошая практическая статья о том, как искать стажеров, читается за 5 минут. Ты как раз вчера об этом спрашивал. Авторы статьи работают в той же области, что и мы. Поэтому я подумал, что тебе стоит с ней ознакомиться.

Плохо: тут конференция, может выступим

Лучше: через 2 недели будет конференция для малого и среднего бизнеса в нашем городе. Я спросил у организаторов — мы можем там выступить и раздать визитки. Планируется около 200 участников. От нас хотят: а) получасовое выступление б) анонс конференции в нашем блоге.

Еще желательно помнить, что руководители любят цифры.

0_aHjSGOlEisfTxJYg_

Этот скриншот я храню с 2013 года 🙂

Для некоторых бизнесменов вопрос «А что мы получим?» и логичный ответ — вообще единственно понятный язык. Особенно ярко это выражено у людей с техническим и аналитическим мышлением («технари»), а также у тех, кто имеет дело с финансами.


banner-to-text-KM


Изучение целевой аудитории

Почти всегда текст тяжело пишется, когда автор не совсем хорошо знает целевую аудиторию. Тогда и непонятно: на какой мысли концентрироваться? Что предлагать этим людям?

А иногда люди знают своих клиентов, но у них «замылился глаз». Как пример: однажды одно агентство разработчиков обратилось за помощью — ребята хотели улучшить свою презентацию, чтобы лучше «продать себя» менеджерам крупного партнера. Они работали с этим партнером уже не первый год, но обслуживали его в сегменте малого и среднего бизнеса, а хотели перейти в сегмент работы с крупными клиентами — а там уже другие менеджеры, более разборчивые.

И вот они думали: как улучшить свою презентацию? Что туда добавить, а что убрать?

Когда же их спросили: «А вы, собственно, спросили об этом у тех людей, с которыми будете общаться?», то они ответили — «Ой, не спросили». После этого они договорились о созвоне со знакомым внутри этого холдинга и за полчаса все у него выяснили.

Серфинг в интернете, просмотр соцсетей и форумов дают результаты. Но лучше поговорить с несколькими живыми людьми, представителями вашей целевой аудитории, задать им несколько вопросов и с помощью таких мини-интервью доработать свое предложение.

Если по какой-то причине неудобно общаться с человеком из той компании, для которой вы готовитесь делать предложение (пока не знакомы и т. д.) — можно найти через друзей кого-нибудь из другой компании в той же сфере.

И это сейчас был разговор про сферу b2b (бизнес — бизнесу). А в сфере b2c (бизнес — потребителю) найти человека для интервью еще проще.

Еще для этой цели неплохо работают опросники. Их можно делать с помощью обычных форм в Google Docs и кидать людям ссылку.

0_wdDfHC9ZLq1e5Vqr_

Методику быстрых опросов хорошо показали Nimax в статье «Партизанские исследования в веб-проектах».

Но описанную ими методику составления гипотез о клиентах и проверки этих гипотез можно применять не только для интернет-проектов.

Чем полезно фиксировать в почте результаты встречи (саммари)

Это когда вы что-то с кем-то обсудили на живой встрече или по телефону, а потом максимально быстро (чтобы не выветрилось из головы) записываете суть договоренностей и пересылаете собеседнику.

Крайне полезная вещь. Чем именно:

1. Вы показываете себя профессионалом, т.к. грамотно выстраиваете процесс;

2. Вы экономите время собеседника и таким образом уже проявляете уважение (поскольку саммари пишете вы);

3. Если человек ответил на ваше письмо «да, все верно, мы именно об этом договаривались», то потом при спорных вопросах всегда можно обратиться к саммари. Что написано пером — не вырубишь топором.

4. Вы можете обратиться к этому письму и уточнить какие-то подробности. Помогает при работе над сложными или многоэтапными проектами.

Если разговор длинный, а вы боитесь пропустить важные моменты для саммари — включайте диктофон в смартфоне. Если созваниваетесь в скайпе — скачайте бесплатную программу-диктофон Amolto Skype Recorder.

Чем полезно информировать заказчика о процессе

Многие деловые отношения распадаются по простой причине — заказчик не знает, что делает исполнитель. Как пример: веб-студия взяла деньги за разработку сайта и «пропала с радаров». Вполне возможно, что люди сидят и делают сайт, только дают о себе знать раз в месяц. И только после того, как заказчик сам позвонит и спросит: «Ну что, как дела?».

Если хотите дружить с заказчиком — возьмите за привычку регулярно уведомлять его о происходящем. Например:

  • Привет, Александр! Мы получили вашу партию товара, принимаем на склад. Отпишусь, как загрузим в машины.
  • Привет, Александр! Погрузили товар по машинам, ориентировочно приедут к вам в понедельник. Я буду держать в курсе и сообщу, если будут какие-то изменения.

И так далее. Главное — это нужно делать самостоятельно, а не ждать напоминания.

Если у вас стандартные процессы и вы не хотите тратить много времени на составление писем — можно сделать простые шаблоны и отправлять их.

Как продать с помощью ограничения по времени

На любом рынке услуг встречается ситуация, когда человек получает предложение, а потом думает неопределенно долгое время. Даже если он активно искал поставщика и настаивал на том, что у него «горящая» потребность.

Если несколько вежливых напоминаний не помогли — можно поставить вопрос ребром.

Когда заказчику нужна ваша услуга, он потратил время на общение с вами, но вы даете понять, что можете «сорваться с крючка» исключительно по его вине — это стимулирует его принять, наконец, решение и заключить сделку. Ну или становится окончательно ясно, что это пока не ваш клиент и больше тратить время не нужно.

Как поставить вопрос ребром:

  • сказать, что вы выполнили просьбу и пошли навстречу (подготовили срочное предложение, сделали расчет и т. д.)
  • объяснить, что если остались какие-то вопросы или сомнения — вы будете рады этот прояснить
  • сделать комплимент — вам понравился проект заказчика и вы будете рады его обслуживать
  • сделать намек — то в то же время вы не можете «простаивать» бесконечно и другие заказчики тоже требуют вашего внимания. И что если финальное решение не принимается в ближайшее время, то вы займетесь другим проектом.

Как превратить холодную продажу в более тёплую

Мало кто любит, когда к нему приходят с «эгоистичным» предложением. Эгоистичное предложение — это «привет, мне от тебя что-то нужно, а ты сам меня не особо интересуешь».

Чтобы лучше расположить к себе человека, можно немного ознакомиться с его жизнью. Конечно, это легче сделать, когда он имеет аккаунт в социальных сетях и как-то себя проявляет.

У меня есть памятный случай, когда мне нужно было впервые познакомиться с владельцем уже крупного сервиса. Социальное положение у нас очень разное — он успешный человек, а я «очередной» сотрудник чего-то там.

Но я читал его статьи и написал ему об этом. В ответ пришло письмо: «Привет! Получается, что мы уже знакомы, хоть и заочно :)». Человеку понравилось, что я проявил внимание к его труду. Благодаря этому дальше мы нормально общались.

Хороший комплимент без перегибов никогда не бывает лишним.

Подытожу

«Секретные техники копирайтинга» (если такие вообще существуют) в нормальной деловой переписке с адекватными людьми не работают. Работает:

  • уважение к клиенту и разумная доля уважения к себе, к своим услугам и продуктам
  • экономия времени собеседника
  • предложение с понятной выгодой (в цифрах)
  • простой и понятный русский язык.

Имхо :). Буду рад дополнениям и обсуждению.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (4 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Нажимая кнопку «Отправить комментарий», вы подтверждаете, что ознакомились с Условиями обработки персональных данных и принимаете их.

Подпишись на рассылку

Рассылка Безумных Котиков интернет-маркетинга, спонтанная, субъективная, обо всем.
Email *
Имя *
Нажимая кнопку «Сохранить», вы подтверждаете, что ознакомились с Условиями обработки персональных данных и принимаете их.