Контролировать сотрудников сложно. Особенное, если речь идет о тех, кто работает удаленно. Карина Свиридова, коммерческий писатель в команде «Битрикс24», рассказывает, как лечить синдром мнимой эффективности фрилансера.
Синдром мнимой эффективности
1. Обход систем учета времени
Удаленный сотрудник всегда онлайн, таймер по проекту включен. В системе внутрикорпоративного общения сотрудник тоже «эффективен» и доступен. Но отследить, чем занимается фрилансер, пока таймер включен, крайне сложно. Затраченное время не гарантирует качественно выполненной работы. Отсюда вывод: формальные признаки занятости здесь не показатель блестящего результата.
2. Тактика запоздалых ответов
Фрилансер никогда вовремя не отвечает на сообщения в электронной почте, скайпе, других мессенджерах. Где возможно, устанавливает статус «не беспокоить». А ответ на сообщение всегда начинается с объяснения причины: «Извините, работал над заданием, не хотел отвлекаться».
Но бывает и наоборот…
3. Тактика атаки
Чтобы сымитировать бурную деятельность и создать впечатление «повышенной» компетентности, удаленный сотрудник задает массу вопросов, сыплет предложениями по улучшению проекта, рассказывает свое видение. Часто тактика используется на опережение — задать вопрос руководителю до начала рабочего дня (как, Вы еще не на работе? А я уже в поте лица!). Cообщения могут отправляться глубокой ночью, в выходные дни и праздники, чтобы показать — работа над заданием идет постоянно. А еще сюда добавляются регулярные обсуждения проекта с руководителем, чтобы окончательно усыпить его бдительность.
4. Создание детального отчета
Активное общение с заказчиком преследует еще одну коварную цель — выяснить уровень компетентности последнего и понять, почему обратились к фрилансеру — за неимением квалификации или нехваткой времени для самостоятельного выполнения задачи. Если фрилансер чувствует, что заказчик не имеет представления, как выполняется тот или иной проект, то применяет тактику детальной отчетности:
На самом деле вся активность сводится к просмотру 5–10 статей из поисковой выдачи по ключевому запросу. «Чем больше мелких подробностей и непонятных слов, тем лучше» — таким принципом руководствуется фрилансер. Особо предусмотрительные держат под рукой несколько шаблонов «детального отчета» и с готовностью отправляют заказчикам в первый же удобный момент.
5. Тактика генерирования идей
Фрилансер показывает увлеченность проектом, воодушевление, интерес и предлагает, предлагает, предлагает…
Руководитель или менеджер полагает, что исполнитель усердно трудится над реализацией всего предложенного. Затем фрилансер начинает сомневаться в «жизнеспособности» предложенных идей. В итоге проект выполняется по базовому сценарию, описанному в техническом задании в самом начале.
Выглядеть это может так: «А давайте я не только контакты предприятий соберу, но и выясню имена ЛПРов, раздобуду коммерческие предложения конкурентов, составлю список преимуществ предложения перед конкурентными. Это же круто! Побежал работать!». На самом же деле мы получаем совсем другое, например: «Комплексный анализ отрасли показал, что создание шаблонного коммерческого предложения с четко прописанными преимуществами не представляется возможным в силу высокого уровня конкуренции и жесткого демпинга».
Почти всегда у фрилансера есть «железное» обоснование, почему он отказался от той или иной идеи — для этого используется «полировка» комментариев профессиональными терминами. Она же помогает показать свою «экспертность» перед руководителем, который не обладает должными знаниями по теме.
Корпоративный портал Битрикс24
Как лечить
1. Оплата по факту
Часто мнимой эффективностью страдают удаленные сотрудники, работающие по предоплате. В этом случае перевод на оплату по факту выполнения задачи умерит пыл. И речь не о простой передаче денег по принципу «отправил файл — получил платеж». Стоит установить объективные критерии качества. Если задание отвечает им — оно принимается.
Такая смена финансовой мотивации моментально отбивает охоту создавать эффект бурной деятельности. Ведь оплата поступит только после того, как будет достигнут результат — и не любой, а соответствующий целям руководителя.
2. Доступ к проекту
Современные технологии позволяют выложить в онлайн-доступ любой проект и любое задание (сайт, дизайн, текст, базу клиентов с комментариями). Потребуйте у фрилансера ссылку на проект, чтобы отслеживать ход его выполнения. Для точности анализа сравнивайте данные по проделанной работе, указанные в отчете, и текущее состояние проекта.
Никого не интересует, сколько действий выполнил фрилансер, чтобы вывести проект на текущую стадию. Важен результат.
Для контроля работы сотрудника и оценки состояния проекта вам потребуется:
- Затраченное время — если оно не регистрируется в системе управления бизнес-процессами, начинайте отсчет с момента постановки задания.
- Отчеты исполнителя по проекту.
- Ссылка на проект.
Если результат не сходится с количеством и сложностью описанных в отчете действий, а процесс кажется затянутым по времени, задавайте вопросы и требуйте объяснений. Чем раньше вы диагностируете попытки пустить пыль в глаза, тем ниже риски сорвать проект.
Постоянный доступ к текущей версии проекта также покажет темп работы фрилансера. Если за несколько дней ничего не изменилось, вероятнее всего, подрядчик не занимался заданием.
Запрос ссылки на проект в течение дня покажет, трудится ли фрилансер над поставленной задачей в данный момент или нет. Если исполнитель неохотно идет навстречу и делает это с непременными оговорками, оправданиями и комментариями, почему мало или вовсе нет изменений, значит, работа стоит на месте.
3. Четкие правила сотрудничества
До начала выполнения проекта оговорите четкие правила сотрудничества. Они дисциплинируют удаленного сотрудника, пресекают любые попытки «накрутить рейтинг» и показать высокую активность при посредственных результатах:
- В какое время исполнитель должен быть на связи, когда (с указанием часов и минут) должны быть выложены обновленные версии проекта.
- Форма отчета — стадия проекта, выполненные доработки/работы/изменения, исправленные замечания, прогнозируемое оставшееся время — так вы исключаете возможность накрутки активности в отчете и указания «лишних» задач и действий, создающих ту самую видимость усердной работы.
- Основные каналы коммуникации, чтобы избежать типовых отговорок: «Ой, а вы не в скайпе, а я туда еще вчера отправил отчет». Определите 1–2 ведущих канала, и лучше, если одним из них будет система постановки задач и учета рабочего времени. Там можно организовывать работу и коммуникацию, обеспечить обмен документами, фиксировать комментарии по заданиям — то есть, по сути, собрать все, что касается текущего проекта с момента старта и до окончания.
- Время, когда можно и нужно обсуждать проект — так вы пресекаете порывы изображать бурную деятельность в нерабочее время.
- Дополнительное контактное лицо в компании — чтобы исключить отговорки из серии «Вас не было на связи».
Выводы
Это далеко не полный список уловок, на которые идут фрилансеры, чтобы завоевать доверие, усыпить бдительность, заработать авторитет активного деятеля. Некоторые демонстрируют профессиональные инструменты (к примеру, переводчики пишут, что работают в Trados, не имея никакого представления о том, зачем он нужен), другие подключают к выполнению заказа «узких» специалистов для консультирования/разработки отдельного модуля/создания части кода. Если вы сомневаетесь в квалификации исполнителя, есть смысл привлечь независимого эксперта, который может оценить представленную часть работы и комментарии к ней.
Помните, эффективность как удаленного, так и офисного сотрудника оценивается по тому, насколько качественно выполнено задание при минимальных затратах ресурсов. Контроль работы удаленных сотрудников ведется не по затраченному времени, а по результативности.
Ввиду психологических особенностей удаленной работы, многим фрилансерам нужна показная эффективность для повышения значимости в проекте/компании в собственных же глазах. Пока от этого не страдает качество и скорость выполнения задания, не стоит давить на сотрудника или давать комментарии, которые могут показаться оскорбительными.
Определить эффективность удаленного сотрудника и оценить ее подлинность невозможно по формулам. Здесь необходима человеческая проницательность, опыт и мудрость руководителя.
