Конференция: от рассвета до заката

Организация конференции – это всегда испытание. Испытывать будут вас, вашу команду и ее лояльность, нервы, выносливость, гибкость и удачу. Если ваша задача не просто провести конференцию, но и вовлечь и развлечь участников и гостей, сделать так, чтобы о ней говорили и ждали следующей – вызов становится еще более серьезным.

Начинаем

Шаг номер ноль – определиться, зачем вообще нужна (и нужна ли) вашей компании эта конференция. Нужно понимать, что ресурсы  (временные, человеческие, финансовые) она потянет огромные, поэтому следует хорошо задуматься, что вам от этого будет. Выгоды могут быть прямые и косвенные, но они должны быть.

Следующая задача – собрать команду с четко обозначенными ролями всех участников. Изначально нужно понимать, кто за что отвечает, какую роль выполняет, во что вмешивается, а во что нет. Понятно, что любые идеи и предложения полезны, но до тех пор, пока это не превращается в балаган.

Ключевой момент, когда все члены команды имеют равное право голоса по всем вопросам – первоначальный мозговой штурм, на котором вы соберете максимум идей для дальнейшего воплощения проекта: от названия конференции до тематики докладов, вариантов развлечений во время кофе-пауз и цветов сувенирной продукции. Тщательно записываем все предложения – потом из них можно будет собрать цельную концепцию, отбросив ненужное и дополнив недостающими элементами.

Важно:

1. У конференции должен быть один координатор, полностью владеющий ситуацией по проекту и имеющий право вето в случае спорных вопросов. У кого решающий голос – на том и ответственность.
2. Все участники проектной команды должны видеть картинку в целом и четко понимать, за какую часть этой картинки они отвечают.

Планируем

План подготовки конференции должен быть настолько подробным, насколько это вообще возможно. На разработку такого плана может уйти неделя, возвращаясь к нему вы будете дополнять его тем, что могли упустить на первом этапе, дробить крупные задачи на максимально мелкие. Поверьте, это того стоит. Пока вы не впали в предконференционную лихорадку и сохраняете ясность ума, подготовьте себе более-менее твердую почву под ногами.

Для планирования подойдет табличка в Google Drive, в которой в одном столбце вы запишете все задачи, разбив их по тематическим блокам, в следующем – укажете ответственное лицо, а затем отметите на диаграмме Ганта дату или промежуток времени, когда задача должна быть выполнена. На следующие месяцы подготовки к конференции этот план – ваша домашняя страница в браузере, ваша надежда и опора.

Например, у вас могут быть такие блоки задач (дальше вы будете дробить их на более мелкие):

Создание сайта конференции

• разработка прототипов;
• верстка;
• разработка;
• тестирование;
• создание контента;
• …….

Подготовка программы конференции

• выделение крупных тематических блоков;
• проработка тематических блоков;
• список докладчиков для приглашения к участию;
• приглашение докладчиков, переговоры;
• получение тем докладов от спикеров;
• формирование программы;
• ……

Подготовка промо-материалов

• перечень необходимых материалов;
• подбор конкретной продукции;
• выбор поставщика;
• подготовка макетов;
• заказ продукции;
• ……..

Точно так же вам нужно расписать задачи по созданию контента, рекламе, работе в социальных сетях, взаимодействию со СМИ, приглашению участников, организации кофе-пауз, развлекательной программы и т.д.

Бюджет

После того как у вас будет максимально подробный план, вы сможете рассчитать бюджет. От крупных трат вроде аренды помещения до, казалось бы, мелочей, типа оплаты такси спикеру. Эти мелочи выливаются в значительные суммы.

Поскольку всех мелочей вы не учтете, добавьте к вашему бюджету процентов 20-30 – так вы будете чувствовать себя увереннее (особенно если экономическая ситуация в стране не самая стабильная).

В любом случае будьте готовы к тому, что бюджет будет немаленьким.

Попробуйте договориться о каких-то бесплатных услугах или финансовой партнерской помощи взамен на рекламу на вашем мероприятии. Здесь ваша задача – представить конференцию и ее аудиторию в наиболее выгодном свете, а также установить хорошие взаимоотношения с потенциальными партнерами. Это может занять время, но в случае успеха уменьшит финансовую нагрузку. Создание промо-материалов конференции для разных целей – еще одна задача.

Исходя из финального бюджета и здравого смысла, можно формировать стоимость посещения для гостей.

Можем начинать?

До определенного этапа вся подготовка к конференции – работа абсолютно непубличная, вашей команде стоит пояснить, что до официального запуска проекта информация о нем конфиденциальна.

Запускаться можно тогда, когда у вас есть необходимый минимум:

1. Общая концепция.
2. Дата и место проведения.
3. Программа.
4. Докладчики (не менее 70-75%).
5. Стоимость участия.
6. Сайт.
7. Возможность принимать оплаты.

Чем раньше вы это сделаете – тем лучше, но не стоит анонсировать конференцию до того, как у вас будет описанный минимум, просто потому что по календарю пришла запланированная дата запуска. Все-таки у вас есть только один шанс произвести первое впечатление.

Поехали

Здесь начинается самое веселое время. Активная реклама, информирование потенциальных участников, принятие платежей, оформление документов, ответы на тысячи вопросов и т.д. Одновременно с этим наверняка каждый день что-то будет меняться, отваливаться и поворачиваться на 180 градусов: докладчики внезапно не смогут приехать, партнеры откажут в финансировании, сотрудники заболеют, платежная система отвалится.

А еще в это же время вам нужно готовить промо-материалы и сувениры, развлечения, искать фотографов и делать еще сотню запланированных и незапланированных дел.

Вот здесь и начинается настоящая проверка на прочность – вас и вашей команды. Но если вы все это переживете, не разругаетесь в пух и прах и при этом никто не уволится – значит, с этими людьми можно смело идти в разведку.

Волонтеры

Вполне возможно, что вы решите усилить свою команду  волонтерами. Их участие может как здорово выручить вас, так и запороть половину мероприятия. Составляющих успеха две: ответственный и серьезный поход со стороны волонтеров и хорошая четкая подготовка и инструктаж с вашей стороны. Совпасть должны оба пункта.

Проще всего привлечь в качестве волонтеров студентов специальностей, соответствующих тематике вашей конференции, либо тех, кто собирается работать в сфере организации мероприятий. Можно обратиться на кафедру в университет, повесить объявление на стенде в корпусе, написать в группах в социальных сетях. Сделать это лучше заранее, и уже примерно за месяц до мероприятия собрать желающих, чтобы познакомиться, рассказать им о предполагаемом круге задач и убедиться в адекватности потенциальных помощников. К реальным действиям вы подключите их примерно за неделю до конференции и на самом мероприятии.

Нужно понимать, что вы не сможете доверить волонтерам супер-ответственные задачи.

У них нет никаких обязательств перед вами, поэтому в один день половина из них может просто не прийти.

Волонтеры – ваши руки, а не голова, поэтому здраво оцените, как именно они могут вас разгрузить. Подсчет блокнотов, ручек, сахарков, бейджиков, программок, пригласительных, формирование спам-пакетов участников, распечатка, прошивка/нарезка вспомогательных материалов и т.д. – вся эта механическая работа может занимать десятки часов, поэтому от помощи не стоит отказываться.

На самой конференции волонтеры могут помочь там, где вам не хватает людей именно по количеству – например, если нужно объяснять гостям, как куда-то пройти, передавать микрофон для вопросов из зала и т.д.

Есть большой соблазн поставить волонтеров на стойки регистрации (если конференция большая, то на это может понадобиться 10-20 человек). Однако, как показывает практика, такой вариант подходит только для бесплатных мероприятий. Если же вход на вашу конференцию – по платным билетам, то на регистрации должны стоять люди, которые смогут быстро сориентироваться при спорных вопросах по поводу оплат и т.д.

В целом же стоит хорошо подумать, действительно ли вам нужны волонтеры. Фактически для работы с ними понадобится отдельный координатор, хорошо осведомленный и ответственный член вашей команды.  Поэтому прежде чем объявлять набор волонтеров, просчитайте время, которое вы реально сможете сэкономить, привлекая добровольных помощников, и оцените круг задач, которые сможете им доверить. Конечно, бывают редкие исключения, когда среди волонтеров попадается человек, готовый трудиться наравне с вашими сотрудниками, и он становится практически полноценным членом конференционной команды – такие находки, конечно, на вес золота.

Послезавтра

Помните, был такой фильм-катастрофа? Пересмотрите и готовьтесь. Когда конференция послезавтра (и завтра!), пора запускать скрытые ресурсы.

Вообще золотое правило: приготовьте заранее все то, что можно приготовить заранее. Потому что в последние пару дней на вас все равно свалится всё возможное и невозможное. Если можно напечатать часть бейджиков уже за неделю – делайте, потому что даже на пришедших в последний момент участников (поздние регистрации) уйдет пару часов вашего времени, вероятно, ночного.

И кстати о бейджиках: будьте осторожны с веревочками. Они имеют свойство запутываться, и это может обернуться маленьким филиалом ада на регистрации. Помните:
1. чем толще шнурок/лента – тем меньше они запутываются;
2. складывайте бейджи стопкой по 30-40 штук, аккуратно разложив ленты, а затем заверните их небольшой петлей.
Должно помочь.

Постоянно записывайте каждый шаг, каждую договоренность. В последние дни это будет особенно актуально: телефон звонит каждую минуту, вам надо уладить вопросы с 30-40 людьми одновременно, что-то задерживается, где-то надо перепроверить… Голова идет кругом и очень легко потерять нить. Записки самому себе, пусть даже хаотичные, очень помогут не сойти с ума и не забыть о важном.

А еще это может внезапно стать полезным, когда воспаленный мозг подкинет вам ночью сон, в котором вы переделали кучу предконференционных дел и уладили пару важных вопросов – а на утро надо срочно свериться с реальностью. И это не шутка.

Не забывайте есть сами и кормить команду. Хорошим решением будет договориться со службой доставки, чтобы два раза в день к определенному времени вам привозили горячую еду (обед и ужин). Если будет возможность за неделю до этого полностью сделать предзаказ и все оплатить – будет совсем хорошо, потому что реально на заказ одного обеда или ужина на несколько человек меньше получаса не уйдет. Это время можно использовать более продуктивно.

Лайфхак. Сейчас каждый второй участник приходит с ноутбуком, а смартфоны есть просто у всех. Позаботившись о зарядке гаджетов, вы получите солидный плюс в карму конференции и повысите количество фоток и постов о конференции в соцсетях. Самое простое решение – десяток удлинителей, подключенных к обнаруженным в конференц-зале розеткам. Еще удобнее – сделать «точку зарядки» с дополнительным сервисом в виде шнурков с мини/микро USB. Идеально – организовать брендированную «точку зарядки» – от вас или от партнера.

Убедитесь, что у всех докладчиков и гостей конференции есть четкая информация о месте проведения и о том, как до него добраться. Чем подробнее – тем лучше. Не ограничивайтесь информацией на сайте, разошлите письма. Ведь наверняка вам не хочется, чтобы сотня человек звонила вам одновременно за 20 минут до начала конференции.

День X

Будьте готовы, что ночь (или несколько) накануне вы не будете спать. Потому что окончательно всё отвалится в самый последний момент. При этом сама конференция – это праздник, и никому не нужны ваши круги под глазами, помятая одежда и заплетающийся язык. Чем можно себе помочь? Выспаться заранее (считается, что не работает, но если вы и до этого будете спать по четыре часа, то бессонная ночь может вас окончательно добить), утром хорошо позавтракать, выпить свежевыжатый сок (это будет лучше, чем кофе). Стоит подготовить одежду за несколько дней до начала конференции. Если вы девочка – то делать маникюр, стричься и наводить прочую красоту тоже нужно заранее.

Вообще у Главного Дня есть несколько основных правил:

1. Минимум паники.
2. Достаточно большая команда.
3. Четкое распределение обязанностей.
4. Позитивный настрой по отношению к спикерам и участникам.

Последний пункт действительно очень важен. И вы, и ваши гости очень ждали этот день. У вас к этому моменту силы уже на пределе, но этот праздник вы делали именно для них. Поэтому сделайте последний рывок – подарите его.  Ведь на самом деле, все эти месяцы перед вами стояла только одна задача – сделать так, чтобы ваша конференция принесла удовольствие участникам и спикерам, чтобы они с восторгом вспоминали крутые доклады, отличную атмосферу, ваше гостеприимство и настроение.

Хотя поводов для стресса может быть хоть отбавляй. Например, фотограф придет в …хм… непотребном виде, потому что он художник и вчера был сложный день. Или докладчик скажет, что так и не успел подготовить выступление, поэтому его надо перенести на пару часов вперед, т.к. эти пару часов ему нужны, чтобы быстренько запилить презентацию и придумать, о чем говорить. Рейс ключевого спикера будет отложен на 8 часов, и он прилетит, когда все уже разойдутся. В зале перестанет работать система вентиляции, зато активно включится обогрев. Девушки-промоутеры из модельного агентства, за работу которых вы заплатили неплохие деньги, не только не будут радовать глаз, но и скорее напугают гостей своим видом. Кейтеринг забудет о кофе-брейке. Дремлющего докладчика забудут и закроют на стоянке в машине, а телефон у него, как назло, останется в сумке в багажнике. В общем, вы можете придумать самые странные и нелепые неприятности – а жизнь окажется еще изобретательнее.

Но – помните: ни гостям, ни докладчикам, ни партнерам знать об этом совершенно не нужно. И, кстати, проверено: если из каждого такого случая не делать катастрофу, то и решения найдутся быстрее, и психологически вам и вашей команде будет легче. Так что «улыбайтесь, господа, улыбайтесь»!

А что потом?

«После праздника горы пластика». Это и про конференцию тоже. Когда все разойдутся, а вы выпьете бокал/бутылку заслуженного шампанского, нужно будет совершить еще один рывок – забрать всё свое, не прихватить чужое и замести следы разрухи в конференц-зале.

Почему-то когда все добро везли сюда, оно с трудом, но помещалось в машины, а вот обратно – уже нет. Странный закон изменения материи, но ничего с этим не поделаешь, берите больше машин.

Для более-менее безболезненного выезда хорошо бы иметь хотя бы общий список того, что вы сюда привезли – вы устанете, так что с бумажкой или запиской в смартфоне будет немножко проще. Понятно, что флешки-модемы-блокноты потеряются, но если вы уедете с тем же количеством ноутбуков, с которым приехали – это уже успех. Кстати, гости обычно тоже теряют пару айфонов – их тоже забирайте с собой, искать их будут скорее всего через вас, а не через конференц-зал.

Хроническая беда – кликер докладчика. Его обязательно попробуют ненароком унести с собой или потерять. Постарайтесь внушить тому, кто отвечает за технику, что он отвечает и за этот мелкий гаджет. И не забудьте взять запасные батарейки для него.

На следующий день ближе к вечеру вы проснетесь и поймете, что все закончилось. Это странное ощущение – наверное, его можно сравнить с утром после шумной свадьбы. Стресс закончился, но закончилось и то, чего ждали и планировали в мельчайших деталях как минимум последние полгода.  Еще лежа в постели вы потянетесь к телефону и начнете искать упоминания вашей конференции, отзывы, комментарии, лайки, фотографии, чекины и твиты. Так перебирают и перечитывают поздравительные открытки и фото после праздника, пытаясь удержать обрывки того, что уже случилось.

Впереди еще много рутины – отчеты, документы, подсчеты, финансы и т.д. Отголоски креатива в виде фото- и видеоматериалов, пост-релизов и  интервью. Начатое нужно завершать и возвращаться к привычной жизни. Чтобы за пару месяцев справиться со всеми отложенными делами… и начать готовиться к новой конференции =)

 

Статья оформлена кадрами из фильма «Одиннадцать друзей Оушена».