Три мушкетера и два аккаунта: организация работы отдела SEO в Mello

От редакции

Что-то похожее рассказывали на круглом столе конференции All in Top в феврале. Тогда тоже проговаривалась сумма 15 000 руб. в месяц. И представители «взрослых» московских компаний спорили, возможно ли это.
Давайте посмотрим. Александр Александров вывернул наизнанку процессы небольшой региональной студии. В комменты приглашаются все, кто лучше знает, как надо работать 😉

Справка

Компания Mello работает с 2011 года.
Основное направление – поисковый маркетинг (SEO, контекстная реклама, web-аналитика).
На разработку, дизайн, SMM и e-mail рассылки не распыляемся. Отдел разработки и дизайна отказался от клиентских услуг, создав самостоятельный международный проект для дизайнеров pixelbuddha.
Отдел SEO появился летом 2013-го.
В данный момент в штате отдела 3 SEO-специалиста (в поисках 4-го), 2 аккаунт менеджера и 1 менеджер по продажам.
Каждый месяц мы работаем над продвижением 30-35 проектов.

Средний чек на проекте — 15 000 руб.

Зарплаты сотрудников – 30-50 тыс. руб.

Идея работы по часам пришла эволюционным путем

Существующие схемы исчерпали себя и не вызывали доверия у клиента:

1. Оплата за позиции. Само по себе ограничение списка запросов ощутимо уменьшает раскрытие потенциала роста посещаемости. К тому же исполнитель может подобрать НЧ НК запросы, которые не будут приносить посетителей.
2. Оплата за трафик. Просто можно накрутить без особых усилий.
3. Оплата за лиды. Большая зависимость от отдела продаж заказчика и не готовность пускать исполнителей во внутренние бизнес-процессы.

Во всех представленных схемах исполнитель может поработать пару месяцев, а потом месяц за месяцем отправлять счета заказчику вместе с позициями и графиками посещаемости, при этом ни минуты не потратив на работу по сайту.

Так делают многие компании, в которых один SEO-специалист ведёт 20-50 проектов или даже больше.

Чтобы повысить уровень доверия и прозрачность услуги, единственным верным решением является переход на оплату по часам с включением в каждый отчет перечня проделанных работ с детализацией по времени, затраченному на каждую задачу. Безусловно, все вышеперечисленные показатели необходимо мерять в процессе продвижения.

Важно в портфолио наработать кейсы, которые показывают, что вы можете улучшать и позиции, и трафик, и продажи. При соблюдении всех условий, схема работы по часам является самой адекватной.

В статье мы расскажем, как мы выстроили работу по часам в нашем отделе SEO и какие дополнительные преимущества принесла схема. В том числе расскажем, как мы мотивируем сотрудников на качественную работу, так как без заинтересованности сотрудников в хорошем результате качественная работа невозможна.

Принцип работы по часам и преимущества такого подхода

По нашим наблюдениям, за 8-часовой рабочий день специалист может эффективно заниматься работой около 6 часов, все оcтальное время уходит на общение, переключение между задачами, мини отдых.

Рабочее время каждого сотрудника – 6 часов в день, 5 дней в неделю, 21,5 день в месяц. Итого в среднем 120-130 рабочих часов в месяц. От этого мы и отталкиваемся, когда даем проекты с общей нагрузкой в пределах этого времени.

По каждому проекту мы знаем время, которое на него будет тратиться. Это достигается за счет планирования расходной части и работы по часам.

Стоимость нашего часа 1000-1400 руб.

1000 руб. на этапе старта проекта и 1400 руб, когда результаты достигнуты и проект перешел в режим поддержки.

Прогноз и понимание занятости SEO-специалиста

Если к нам заходит клиент с бюджетом в 25 тыс. руб, мы выделяем 5 тыс. на расходную часть (в основном это ссылки и тексты), а оставшийся бюджет ― это 20 часов работы SEO специалиста.

Благодаря такому подходу мы прогнозируем и понимаем нагрузку каждого SEO специалиста. Если у сотрудника 120 рабочих часов в месяц, то он может вести 6 таких проектов. Это дополнительно дает понимание, сколько прибыли компании приносит каждый специалист.

Мы тщательно следим, чтобы каждому проекту было выделено время согласно бюджету.

Например в одной нашей статье мы описали, как можно самостоятельно рассчитать стоимость продвижения сайта, разбив процесс продвижения на этапы и посчитав временные затраты каждого этапа в часах. По сути, стоимость будет зависеть от стоимости часа и времени, потраченного на каждом этапе. Клиент заранее может примерно прикинуть, сколько времени потребуется на проработку его проекта и, в зависимости от стоимости часа, рассчитать стоимость продвижения.

Контроль выделяемого на проект времени и денег

Все задачи мы ведём в Trello в связке со Slack, время фиксируем через Punchtime. В любой момент времени есть возможность выгрузить список выполненных задач за нужный период и увидеть время, уделенное каждой задаче и суммарно за период по всем задачам.

Примерно так выглядит интерфейс Trello c задачами:

Punchtime устанавливается как расширение к браузеру, и при открытии конкретной задачи в Trello появляется возможность запустить таймер, пока выполняется работа по задаче. По факту выполнения задачи таймер останавливается, выполненное время записывается и прикрепляется к задаче.

Задачи расписаны, время по каждой зафиксировано. После этого можно делать выгрузку с общей информацией по проекту.

Примерно так выглядит выгрузка с разбивкой по времени для выполненных задач:

С расходами мы тоже открыты. Доступы ко всем сервисам, где расходуем бюджет, предоставляем клиенту сразу. Все отчеты храним в личных кабинетах клиентов. В любой момент клиент может зайти в кабинет и посмотреть отчетность за любой месяц работы.

Прозрачная отчетность (чистая совесть, спокойный сон)

Отчетность открытая, всегда вовремя благодаря планированию дедлайнов и ведению очереди проработки проектов. По факту поступления оплаты каждый специалист вносит проект в план на проработку.

Ведение плана проработки и дедлайнов

Для соблюдения дисциплины и порядка мы ведем планирование очереди проработки и дедлайны по каждому проекту.

Планирование очереди проработки

К примеру, поступила оплата по проекту №1 с бюджетом на 12 часов работы, специалист тут же внес его в план на 1-е и 2-е число месяца, поступает следующая оплата по его проекту, он вносит его на 3-е и 4-е число месяца и т.д. все поступающие оплаты фиксируются и проект ставится на проработку согласно очереди.

Каждый специалист заранее знает, в какие дни у него будет работа по каждому из проектов. При этом в план заносятся только оплаченные проекты, что позволяет видеть реальную нагрузку специалиста в конкретном месяце.

Иногда бывает полезно, когда много проектов у одного из специалистов не оплачено. На графике видно, что у сотрудника работы по проектам нет и в этот момент можно давать другую работу, не связанную с проработкой клиентских проектов.

Дедлайны

Помимо этого мы ставим дедлайн по проработке проекта, это дата оплаты + 30 дней. По разным причинам дата планируемой проработки может сдвигаться, но она не должна сдвинуться дальше дедлайна.

Так в каждом месяце мы видим, проработан проект или нет, и вовремя ли он проработан.

Счет только вместе с отчетом

После проработки проекта мы делаем отчет о результатах, выполненных работах и планах на следующий период. Только после готовности такого отчета с перечнем выполненных работ и планов на очередной период мы выставляем клиенту счет и отправляем его вместе с отчетом.

Так выглядит мониторинг о факте выставления счета, его оплаты и готовности отчета по этой оплате. Каждая строка – отдельный проект.

Отсутствие бесплатной работы и должников

Работу по проекту не продолжаем, пока клиент не внесет оплату за следующий период. Благодаря этому мы не делаем бесплатной работы, и у нас нет ни одного должника. Поступает очередная оплата, вносим проект в очередь на проработку, продолжаем работать. Конечно, если уровень доверия к клиенту высокий и он обещал оплатить, то работу продолжаем.

Примерно так выглядит наш график планирования на каждый месяц.

Пояснения к изображению:
Числа вверху – это дата.
Каждая строка это отдельный проект.
У каждого специалиста свой цвет, цветом обозначены планируемые даты проработки проекта.
Вертикальная темная линия в ячейках – это дата дедлайна.

Мы обсудили взаимовыгодную модель сотрудничества SEO-компании и заказчика услуг SEO. Теперь поговорим об организации работы сотрудников компании.

Ролевая модель

По каждому проекту выделяется SEO-оптимизатор и аккаунт-менеджер.

Количество часов работы оптимизатора автоматически рассчитывается исходя из бюджета клиента, расходной части проекта и стоимости часа на текущий период работы.

На изображении выше видно, что у одного сотрудника может быть несколько ролей.

В нашем случае это:

• SEO специалист;
• менеджер по продажам;
• менеджер по работе с клиентами.

Процент с прибыли за каждую роль в проекте

У каждой роли есть свой процент денег с бюджета по каждому проекту.

Таким образом, если ты занимаешься проектом только как SEO специалист, у тебя один процент с прибыли, если ты еще и ведешь клиента как аккаунт, получаешь дополнительный процент.

Таким образом:

1. С каждого проекта считается денежное вознаграждение для каждой роли.
2. Каждый сотрудник суммирует денежную долю его ролей в проекте.
3. В зарплате учитывается сумма, заработанная с каждого проекта, а именно с каждой роли в каждом проекте, в котором участвует сотрудник.

Это сделано для справедливого расчета зарплаты и мотивации каждого сотрудника.

Все сотрудники видят расчеты, в том числе и свою текущую нагрузку. Благодаря этому прогнозируют свою ЗП. Всё для всех просто, справедливо и прозрачно.

Когда в работу поступает новый проект, я как руководитель отдела заранее понимаю, потянет ли сотрудник проект. Проблем с результатами или недоработками не бывает, так как я регулярно проверяю выполненные работы и общую стратегию продвижения. Если проект «не лезет» в топ, то самостоятельно делаю аудит и даю рекомендации по выходу из ситуации, как правило этого хватает. Крайне редко проект передается другому сотруднику, с целью проработать его незамыленным взглядом.

При такой схеме у нас зарплаты специалистов колеблются в диапазоне 30-50 тыс. руб., что по волгоградским меркам вполне неплохо.

Сотрудники довольны, теперь о прибыли компании.

Распределение бюджета проекта

По каждому проекту мы считаем:

• расходная часть (ссылки, тексты, технические правки и т.д.);
• зарплатный фонд (распределяется между тремя ролями, для каждой роли выделяется определенный процент из ФОТ);
• налоги;
• расходы на офис;
• прибыль компании.

Как мы видим, пока деньги доходят до прибыли, их бОльшая часть теряется в прочих расходах.

Прибыль компании составляет около 20% от общего бюджета SEO-проекта.

Опять же, большая часть этих денег выделяется на улучшения качества работы сотрудников:

• оплата курсов по обучению и конференций;
• оплата тестирования новых SEO инструментов и сервисов;
• обеспечение хорошей техникой, на данный момент все сотрудники работают за компьютерами Apple;
• регулярные подарки, корпоративы и т.д.

В общем, пока основная доля прибыли реинвестируется в повышение качества работы.

Прогноз прибыли компании и понимание точек роста

Такой формат позволяет понимать и прогнозировать прибыль, а также видеть вклад каждого сотрудника в общую прибыль компании и, наоборот, вклад прибыли в каждого сотрудника.

Дополнительно, для понимания уровня каждого сотрудника и того, насколько каждый растет в профессиональном плане, мы разрабатываем систему ачивок, где за определенные результаты и инициативы сотрудник получает баллы. В итоге, к примеру, за месяц/квартал виден результат по каждому сотруднику, его идеи, кейсы, достижения по проектам и т.д. Или наоборот — сотрудник только формально выполняет свои задачи и на этом всё.

Ещё планируем разработать и проводить внутренние экзамены, но на текущий момент это лишь в планах.

Мы всегда понимаем, сколько проектов (по сути, часов) мы еще можем взять в работу и заранее планировать дальнейшие действия, приостанавливать набор новых проектов или брать еще одного специалиста, чтобы сделать возможность работать над новыми проектами.

Выводы

Схема работы по часам в комплексе с измерением KPI в каждом проекте является наиболее честной и прозрачной, а также наиболее эффективной, так как исполнитель продолжает вести работу даже после достижения положительных результатов.

Единственная адекватная гарантия в SEO, которая имеет право быть, ― это гарантия проводимых работ.

Схема одинаково полезна для клиента:

• гарантируется выполнение работ над проектом;
• прозрачность выполняемых работ и расходов по проекту.

И для компании исполнителя:

• исключается бесплатная работа;
• отсутствует накопление задолженности по неоплаченным счетам;
• есть понимание нагрузки SEO-специалистов;
• прогнозируемый объем проектов, которые можно брать в работу;
• понимание прибыли с каждого проекта.

Ролевая модель работы позволяет каждому сотруднику выбирать область деятельности и даже регулировать соотношение участия в той или иной роли, что позволяет работать с интересом и хорошей зарплатой.

Когда побеждают все — компания исполнитель, сотрудники компании и клиенты компании, ― работать приятно всем. Компания получает хорошую прибыль, сотрудники ― достойную зарплату, клиенты ― желаемый результат.

Все эти факторы в комплексе позволяют делать по-настоящему качественную услугу.

P.S.
Ну что, Бургундия, Нормандия, Шампань или Прованс? Выбирайте Гасконь, не ошибетесь.