10 признаков того, что у вас проблемы с бухгалтерией (и как их решить)

Бухгалтерия — боль и страдания для любого собственника и руководителя digital-агентства. В ней невозможно разобраться за один вечер, требования постоянно меняются, а законодательные нормы и принципы иногда противоречат здравому смыслу.

Некоторые предприниматели ведут учёт самостоятельно — для ИП это оптимальное решение. По мере роста учёт передаётся штатному или внештатному бухгалтеру. В этот момент появляется обманное чувство, что всё под контролем. Ошибка: на самом деле проблемы могут копиться месяцами.

Как понять, что у вас проблемы, которые нужно срочно разгребать? Я собрала «звоночки», которые дают понять, что ваш бухучёт превращается в хтонический хаос.

---

1. Пришло требование об уплате налога / взносов ПФР

Если получили требование — значит, по налогам или взносам есть задолженность. Наличие такой задолженности означает, что данные в вашем учёте и в учёте налоговой инспекции различаются. Появляется беспокойство, а не снимут ли завтра ещё тысяч 10 – 50 – 100.

Деньги по неоплаченному требованию снимают без акцепта — платёж списывается в момент поступления инкассо (требования о платеже от ФНС) без вашего согласия или даже уведомления. По «закону подлости» деньги списывают тогда, когда вы их уже подготовили на оплату подрядчику за очень важную услугу.

Чтобы ситуация больше не повторялась, надо найти ошибки и расхождения в учёте, из-за которых на вас висит долг. Для этого сделайте сверку с ИФНС и делайте её раз в квартал. Вы всё оплачивали, но задолженность остаётся? Значит, платёж ушёл не по назначению. В этом случае сделайте официальный запрос и попросите зачислить деньги на правильные реквизиты.

Кейс

Одному владельцу ООО на УСН 6% регулярно списывали деньги с расчётного счёта. Сначала это были небольшие суммы по 1–2 рубля, и бухгалтер объясняла это «неадекватными правилами ПФР, которые сами не могут определиться, как округлять взносы». Потом списания выросли до 100 – 200 рублей. Потом счёт пошёл на тысячи и десятки тысяч. А бухгалтер продолжала ссылаться на правила ПФР.

Мы разобрались в ситуации. Оказалось, что бухгалтер перепутала реквизиты и платила налоги в бюджет по реквизитам Пенсионного фонда. Налоговая инспекция не увидела деньги в положенное время и списала с расчётного счёта и налоги, и пени, которые набежали за год неуплаты. Нетрудно подсчитать, что налоги оказались уплаченными в двойном размере.

Такой ситуации можно избежать: бухгалтер должен был взять сверку с ИФНС по окончании первого квартала. Не увидев в сверке налоговый платёж, следовало забить тревогу и перепроверить реквизиты платежки.

2. Заблокировали счёт за несдачу декларации

Самый частый повод для блокировки расчётного счёта — несдача налоговых деклараций. В ситуацию с неожиданными блокировками попадают, например, ИП, которые забывают перейти на «упрощёнку» и не сдают декларацию по НДС. Или ООО, которые не ведут деятельность — их руководители тоже частенько забывают про отчётность.

При несдаче отчётности счёт заблокируют примерно через 10 дней после пропущенного дедлайна. За это начислят штраф — 1000 рублей за каждый нулевой отчёт и 20% от суммы налога за ненулевой. После подачи деклараций счёт должны разблокировать в течение одного рабочего дня.

Вы руководитель и лично сдаёте отчётность? Это сигнал, что пора делегировать работу бухгалтеру или аутсорсинговой компании. Хороший специалист не допустит просрочек, а бухгалтерская компания страхует риски и несёт ответственность перед клиентом по договору.

У вас уже есть бухгалтер, и случился такой косяк? Ответственный бухгалтер (или бухгалтерская фирма) компенсирует вам этот штраф.

Кейс

Бизнесмен поручил знакомому юристу зарегистрировать ИП. Юрист при регистрации не подал заявление на «упрощёнку», считая это обязанностью бухгалтера. Бухгалтер, принимая в работу ИП, не проверил правомерность применения УСН. Сам бизнесмен считал, что он всё доходчиво пояснил и одному, и второму, и был уверен, что он на «упрощёнке».

Прошёл квартал, бухгалтер посчитал упрощённый налог, уплатил и счёл свой долг выполненным. А в конце месяца бизнесмену заблокировали счёт за несдачу декларации по НДС, которую ИП на общей (традиционной) системе налогообложения обязан подавать ежеквартально.

Это было шоком для всех, и в первую очередь для бизнесмена, которому, помимо штрафа за несданную отчётность, пришлось платить все налоги по общей системе (31% вместо 6%).

Интересно, чем закончилась та история? Бизнесмен заморозил ИП и срочно открыл ООО на УСН 6%, чтобы налоговая нагрузка была приемлемой.

3. Есть агентский договор, но нет документа «Отчёт агента»

Часто у агентства отсутствуют первичные документы по агентским сделкам. В 90% случаев бизнес не утруждает себя кропотливым сбором «первички». Агентская сделка даёт поблажку — позволяет не показывать в доходах бо́льшую часть оборота, облагая налогами только агентское вознаграждение. Но это разрешено лишь в одном случае: когда все документы в наличии и оформлены корректно.

Отчёт агента — обязательный и основной документ при оформлении агентской сделки. Если его нет, вам придётся уплатить налоги со всей полученной от клиента суммы (в том числе с бюджета на рекламу, который уж точно не должен облагаться налогами). При проверке доначислят налоги со всех поступлений по договору и начислят штраф 20% от суммы недоимки и пени.

Если вы экономите на налогах, используя агентские договоры, прямо сейчас пойдите и проверьте, что у вас в наличии распечатанные отчёты агента за каждый месяц работы. Если отчётов нет, но есть бухгалтер, срочно поручите ему эту работу.

Кейс

Один владелец digital-агентства полного цикла очень хотел оптимизировать налоги — уменьшить, но абсолютно легально. В портфеле услуг у него были и контекстная реклама, и таргетинг в соцсетях — иными словами, через него проходило много клиентских рекламных бюджетов. Мы предложили ему стать агентством в полном смысле этого слова — переделать договоры на агентские. Разработали «рыбу» агентского договора с клиентом, форму акта (типовая из «1С») и отчёта агента. И очень серьёзно пояснили, чем будет грозить отсутствие отчётов.

Правда, через несколько месяцев это digital-агентство встало к нам на бухгалтерское обслуживание. Его бухгалтер счёл, что составлять отчёты агента вручную — это слишком трудоёмко, и уволился.

Да, это правда, бумаг и работы при оформлении агентских сделок прибавится.

4. Контрагент отказался работать, так как у агентства нет ЭДО

Для большинства крупных компаний электронный документооборот (ЭДО) — обязательное условие работы с контрагентом. ЭДО позволяет отправлять и принимать первичные документы: счета, акты, накладные, счета-фактуры. «Яндекс.Деньги», «ВКонтакте», Microsoft — все эти компании активно используют в работе электронный документооборот и настойчиво мотивируют клиентов к нему подключаться.

Некоторые серьёзные компании требуют обязательного использования ЭДО от своих подрядчиков и прописывают это условие в договоре. Если бухгалтер не умеет / не знает / не хочет заниматься подключением и настройкой ЭДО, вы можете потерять хороший заказ.

Исправить ситуацию можно только одним способом — подключиться к ЭДО. Хороший бухгалтер сделает всё сам: от вас нужно только принципиальное согласие.

Кейс

Один наш клиент заключал сделку с крупной производственной компанией. При подписании официального договора производство потребовало электронный документооборот. Наш клиент сначала растерялся и пошёл изучать сервисы, представленные на рынке ЭДО.

Но мы сразу же его обрадовали: все, кто подключён к системе электронной сдачи отчётности, автоматически получают доступ к ЭДО с контрагентами без дополнительных телодвижений и плат.

Так что не теряйте времени, подключайтесь к «электронке» — и вам будут открыты все возможности. А ваш бухгалтер или бухфирма сможет контролировать поступление и отправку первичных документов вместо вас.

5. Клиент ждёт бухгалтерские акты более недели

Давайте вспомним, как вы работаете с клиентом:

• клиент оплачивает услуги, скорее всего, по предоплате;
• вы эти услуги оказываете;
• пишете отчёт о проделанной работе за месяц;
• клиент принимает отчёт;
• выставляете счёт на следующий месяц и ждёте оплату;
• потом продолжаете работать над проектом;
• отчёт за месяц;
• счёт на оплату;
• оплата;
• работа…

Похоже? Где в этой цепочке бухгалтерский акт?

Чтобы сделать бухгалтерский акт, нужно выдернуть себя из этого круговорота. Собраться с мыслями и дать бухгалтеру список выполненных работ и суммы для закрытия. Когда работы сделаны большую или меньшую сумму (потому что в середине месяца вы добавили денег на клиентский аккаунт в «Яндекс.Директ», или, наоборот, открутили не полностью), необходимо сообщить об этом бухгалтеру. Практика показывает, что директору это сделать сложно — вечно нет времени.

Решить проблему можно несколькими способами.

1. Возложить эту обязанность на специалистов или менеджеров.
2. Нанять секретаря или помощника, который будет отвечать за эти вопросы.
3. Делегировать задачу бухгалтеру, который изначально готов работать с первичными документами и имеет опыт общения с контрагентами.

Проблема в том, что многие удалённые бухгалтеры терпеть не могут выписывать «первичку» и тем более коммуницировать с клиентами. К счастью, есть и те, кто делает это профессионально и без недовольств.

Кейс

Вы — маленькое агентство (ИП), где документами и учётом занимается лично директор. Чтобы оперативно выписывать документы, подключитесь к одному из двух сервисов для предпринимателей:

1. «Моё Дело»;
2. «Эльба».

Оба сервиса позволяют вести учёт, выписывать документы клиентам и отправлять их на клиентский email.

У профессионального бухгалтера в «1С» также есть встроенная функция отправки счетов на email клиенту. Ему не нужно общаться с клиентами или совершать лишние действия. После составления акта нажатием одной кнопки акт уходит на email, который вы укажете в программе.

6. Клиент не оплачивает услуги, пока его бухгалтерия / юристы / любимая собака не согласует

Слышали ли вы об уловках крупных компаний, которые дают внутреннее распоряжение не оплачивать уже оказанную услугу и до предела тянуть с платежом? Это даёт крупной компании возможность прокрутить ваши деньги в собственных целях. Другой вариант: компании, в которых сотрудникам нужно доказывать руководству свою значимость. Их юристы, отрабатывая зарплату, присылают вам миллион правок в договоре, а потом ещё правки на ваши правки. Аналогично поступают бухгалтеры, которым доверяют проверять легальность сделок.

Если клиент не платит по надуманным причинам, а компания не предпринимает никаких попыток, чтобы эту ситуацию разрешить, это может стать причиной накопления дебиторской задолженности и финансовых проблем. Бесконечные уточнения реквизитов, жалобы на валютный контроль банка, на непрофессионализм операциониста, на непривычный вид акта или счёта, бесконечные согласования договоров — все это оттягивает получение вами денег.

Грамотный бухгалтер должен проводить переговоры с бухгалтерией контрагента и снимать все формальные препятствия, стоящие на пути получения денег.

Кейс

Один мой знакомый SMM-специалист, который работает от своего ИП, однажды получил претензию от клиентского бухгалтера, что составленный им акт не той формы. Дескать, документ по внешнему виду похож на договор, «а надо тот, который обычный, бухгалтерский, как из „1С“». Я проверила акт, который мой приятель направил клиенту — отличный, полноценный документ, составленный в строгом соответствии с законом (в отличие от формальной бумажки из «1С»).

Знакомый с клиентом спорить не стал, отправил акт «как из „1С“», чтобы не терять времени.

Но если подобная претензия поступит моим клиентам, мой главбух сделает звонок бухгалтеру контрагента, и мы вместе прочтём статью 9 Федерального закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». В ней чётко прописано, что такое первичный документ и каким критериям он должен соответствовать.

7. Клиент просит счёт, а всем некогда

Кто у вас в компании выставляет счета — вы сами, секретарь или бухгалтер? Сколько по времени ждёт клиент, чтобы оплатить ваши услуги?

Если на вас работает удалённый бухгалтер, вероятна ситуация, когда он недостаточно оперативно выставляет счета вашим клиентам. Поэтому вы делаете всё сами или поручаете менеджерам или специалистам. Сколько это отнимает вашего времени? Сколько времени тратят ваши сотрудники на выставление счёта вместо того, чтобы делать свою работу?

Как решить эту задачу: сотрудник, который выставляет счета, должен быть всегда под рукой. Например, в чате мобильного телефона. Пишете ему название фирмы, ИНН, за что платить, сумму. Сотрудник делает счёт и отправляет его клиенту нажатием одной кнопки в программе «1С».

Обязанность по выставлению счетов можно возложить и на бухгалтера. Некоторые бухгалтеры не соглашаются работать с первичной документацией, т. к. эта работа не требует особенной квалификации, но отнимает много времени. Да, вероятно, удалённому бухгалтеру это будет обременительно. А вот в бухгалтерской фирме есть специальный сотрудник, в чью обязанность входит именно «первичка», и главбухи не страдают от рутинной работы.

Кейс

Одна моя знакомая говорит, что высылает договор и счёт в день проведения переговоров, и на следующий день 9 из 10 счетов оплачиваются. Потенциальный клиент, воодушевлённый переговорами и готовый купить услугу, не получает времени на «подумать» или «сравнить». Правило успешных продаж такое: счёт должен поступить клиенту в течение 15 минут после того, как клиент согласился у вас купить.

8. Отчётность не распечатана, а оплата онлайн-сервиса подходит к концу

Онлайн-сервисы дают иллюзию полного контроля. Поэтому распечаткой или хотя бы сохранением на диск копий документов обычно никто не занимается.

Это становится проблемой в трёх случаях:

• когда вы меняете онлайн-сервис;
• переходите из онлайн-сервиса на обслуживание к профессиональному бухгалтеру;
• меняете оператора электронного документооборота.

Документы из онлайн-сервиса не выгружаются автоматически, придётся сохранять каждый счёт, каждый акт и отчетность за последние полных три года (на момент написания статьи это 2014, 2015, 2016 и начало 2017 года).

И даже если вы не планируете отказываться от онлайн-сервиса, лучше начать готовить архив заранее. Просто заведите такую привычку. Ведь когда это потребуется, придётся скачать, упорядочить и рассортировать документы по учёту за четыре года.

Что нужно сделать прямо сейчас, если вы используете онлайн-сервис или сдаёте отчётность электронно: пойти и узнать, сохранил ли, распечатал ли бухгалтер документы из сервиса.

Кейс

Один наш клиент вёл учёт в известном онлайн-сервисе. Вскоре мы поняли, что его опций для полноценной работы нам не хватает. Решили переходить на «1С». Сейчас наш бухгалтер вручную сохраняет все документы и отчётность из сервиса, чтобы они не пропали, когда закончится оплаченный период.

Другой наш клиент вёл учёт своего ООО в известной онлайн-бухгалтерии. Клиент занимается внешнеэкономической деятельностью и считать в этой программе курсовые разницы и стоимость товара в валюте не получалось. Его тогдашний бухгалтер перед уходом в декрет приняла абсолютно верное решение переходить в «1С». Мы подключились к работе, перевели учёт в «1С», но потом ещё долго сохраняли оборотки и отчётность из старой программы.

9. Клиент не платит, нужно найти оригинал договора, чтобы передать юристу на взыскание через суд, но оригинала нет

Бардак в документах — верный признак, что учёт ведётся неправильно, нелогично и с большим количеством ошибок. До поры до времени это не мешает работе. Но в один прекрасный день ком проблем может похоронить под собой бизнес.

Предположим, вы решили обратиться в суд и взыскать с нерадивого клиента один миллион рублей. Предстоит доказать, что работы выполнены, и сделаны качественно. Как будете доказывать? Только по договору. В digital-агентствах лишь договор определяет, какая услуга и на каких условиях должна быть оказана. Это не товар, который можно продавать без договора. Ну вот представьте себе, цена вопроса — миллион рублей, а у вас нет оригинала. Электронной переписки в суде будет недостаточно.

Когда документы пылятся в задвинутых под сто коробках, ситуацию можно решить. Разобрать, рассортировать и упорядочить — нудная, кропотливая, но важная работа.

Если же оригиналов нет в принципе — нужно срочно подключать бухгалтерию. Бухгалтер — как раз тот человек, который точно знает, каких документов не хватает. Он должен составить список недостающих документов и начать их сбор как можно скорее.

Кейс

Представьте, что будет, если неожиданно придёт налоговая проверка и затребует документы? Что вы ей покажете? Коробку с «первичкой»? Это сыграет против вас. Инспекторы не будут рыть ваши авгиевы конюшни, они по банковской выписке составят перечень документов и запросят у вас их списком. Копаться в коробках придётся вам, потому что срок на предоставление очень короткий — всего 10 рабочих дней. По «закону подлости» самые важные документы будут утеряны, а времени на восстановление не останется.

10. Бухгалтер увольняется перед годовым балансом или перед отчётным периодом

Штатный сотрудник может предупредить о своём уходе за две недели перед увольнением. Или просто не выйти однажды на работу, принеся через две недели закрытый больничный. И вы ничего не можете с этим поделать. Если у вас были хорошие отношения с бухгалтером, вы не задерживали оплату, не обижали человека, то такое увольнение свидетельствует лишь о том, что «запахло жареным». Вероятно, бухгалтер чего-то испугался.

Проблему нужно решать срочно, чтобы не попасть на штрафы. Первым делом проверьте, остались ли у вас документы и база «1С», не прихватил ли их с собой бухгалтер. Если документы и база на месте, проверьте, не являются ли реальной причиной увольнения серьёзные ошибки учёта. Для этого закажите экспресс-аудит бухгалтерского учёта у независимой бухгалтерской компании.

Если документов или базы нет — бейте тревогу. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру для подстраховки. Для розыска пропавших документов и базы можно обратиться в полицию.

Кейс

Однажды я консультировала главбуха. Это была девушка, вышедшая после декрета в офис. Ей платили небольшую зарплату, но другую работу женщине с маленьким ребёнком найти было сложно.

Девушка попросила меня проверить учёт — все было очень плохо, о чём я ей честно сообщила. Тогда она рассказала, что главбухом никогда не работала, и работодатель это знает. Что знаний ей не хватает, фирме требуется оптимизация, а с неё требуют выводить деньги: «Принеси мне столько-то тысяч, а откуда возьмёшь, меня не касается, я не хочу знать».

Она просила меня помочь восстановить ей учёт до приличного состояния, и за эту услугу собиралась платить из своего кармана. Но когда мы подсчитали, сколько выведенных средств у неё не закрыто документами, насчитали на уголовный размер. Девушка числилась главбухом официально.

Восстанавливать учёт девушка не стала. Она уволилась как раз перед годовым балансом, стерев базу с сервера перед уходом — обо всем этом она рассказала мне чуть позже, когда я поинтересовалась судьбой восстановления. Разумеется, все это она проделала по собственной инициативе.

Какой делать вывод — решайте сами.

Вы нашли свою проблему в списке? Это повод серьёзно задуматься о налаживании нормального учёта. Если узнали себя в двух или больше ситуациях — заняться бухгалтерией нужно прямо сейчас.

Не знаете, что делать в вашем случае или попали в ситуацию, которая не описана в этой статье? Задавайте вопросы в комментариях — постараюсь помочь.