Дмитрий Шахов: Вся правда о том, как мы делаем Baltic Digital Days

Базовый концепт обычной конференции: собрать спикеров, собрать участников, провести доклады, потом где-то собраться и побухать. Иногда это разнообразится каким-то экшеном в день проведения.

То есть существует довольно стандартный набор активностей организатора:

• найти спикеров для программы;
• довезти их до точки проведения или проконтролировать, чтобы сами доехали;
• поселить их где-то;
• продать достаточное число билетов;
• проработать с площадкой формат проведения;
• провести регистрацию;
• организовать питание участников и спикеров;
• организовать досуг после конференции.

И все. Конечно, там много разных мелочей, но ключевые активности данным списком исчерпываются.

И если есть опыт, все это можно развернуть и проделать за полтора месяца. Я знаю, я так делал. Могу даже чек-лист написать для проведения таких конференций.

Концепт Baltic Digital Days в другом

Это формат максимально направленный на общение участников между собой. Если вы были участником конференций, вы знаете, что нетворкинг, общение строится в основном на самоорганизации. Иногда добавляются какие-то квесты, игры, но принципиально они ничего не меняют — люди общаются только с теми, кого знают. И только экстраверты успевают завести новые знакомства.

Я — интроверт. И я придумал формат, который комфортен для таких как я. Когда общение само приходит к тебе. А теперь к делу. Расскажу, чего это стоит и какие мелочи мы прорабатываем.

Участники регистрируются в нашей неудобной системе. Раньше мы принимали заявки через форму гуглдокс и потом добивали их оплатой. Но это было неудобно.

Можно было зайти через Таймпад, но к моменту, когда мы дозрели, возможности Таймпада перестали нас устраивать.

Так что да, система личного кабинета порой и нас самих ставит в ступор, но благодаря ей мы избавлены от множества проблем. В частности все списки мы получаем оттуда, все смс и письма отсылаются через нее. Все деньги считаются там. Это наша ивент-1С в облаке. Вы платите за попадание в нее своим временем, но возвращается это вам вашим же временем во время проведения.

Благодаря вашей регистрации вы получаете координирующие смс, точно знаете, какие услуги у вас заказаны и оплачены, можете посмотреть программу, добрать и оплатить новые услуги в один клик и комплектовать любые наборы из трансферов, экскурсий и категорий билетов.

Заказать самолет не смогли, использовали девушек

Когда вы вылетаете, вы уже начинаете искать попутчиков. Как это делается везде — самоорганизацией. И у нас это пока тоже так — через чатик. Мы хотели в этом году заказать самолет и продавать на него билеты, но столкнулись с тем, что это нам пока не под силу — по причинам бюджета и сложной логистики и коммуникации с авиакомпаниями.

Говоря проще, в России большая нехватка авиапарка. Нельзя забронировать самолет, а нерегулярный чартер обойдется дороже по стоимости перелета на человека. Плюс, риски недопродажи. Пришлось отказаться, но мы продолжаем искать варианты.

Основной прилет приходится на день перед препати и день препати. Изначально мы просто отправляли водителей с табличками для встречи тех, кто оплатил трансфер заранее.

Но сейчас мы ставим в эти дни девушек в аэропорту. По двум причинам.

Во-первых, часть участников страдают топографическим кретинизмом и начинают еще с аэропорта спамить оргов и чат истериками «как отсюда выбраться?!» и «я же опоздаю на препати!!!». Координаторы успокаивают, отправляют на стойки такси.

Вторая задача — приглашения. К нам летят из разных стран и каждый год приходится разруливать проблемы с пограничниками. Каждый год кого-то заводят в каморку и задают неудобные вопросы, а потом звонят нам. Поэтому внизу стоят девушки с пачкой бланков с печатью — остается просто вписать имя того, кого не пропускают. А значит, мы снова тратим меньше времени на общение с участниками и снижаем градус истерики.

«Обраслечивание»

Да, неудобно носить пластиковый браслет все три дня. Рука чешется, сам браслет пачкается. Но потратив 30 секунд на надевание браслета, мы экономим часы времени на повторные регистрации. Я бы и от бейджей избавился, оставив только выдачу мерча людям с браслетами, но это традиция.

Очередь за браслетами — это минус две очереди и проблемы на периметре. Плюс цветовая метка. Когда приехал второй комплект браслетов, я стал старым размечать организаторов, а новым — участников. Теперь без маек можно заметить, кто тут орг.

Препрепати

Главная проблема участника — выстраивание досуга в свободное время.

Точнее даже не так, это главная проблема участников, у которых нет знакомых среди участников. Они не знают куда пойти, как провести время. Что это? Это грустные пьянки в одиночестве, походы в стрипы или музеи. Это грустные всхлипы в чатиках — а можно я с вами?

Простая бронь любого вкусного ресторана с пробросом чека в 5000 рублей на закуски и оповещение об этом участников решает проблему досуга для приехавших раньше на почти 100%.

Если участник приехал за общением, он обязательно пойдет туда, куда его зовут орги. Хоть это и неофициальная программа. Если у вас нет сил и энергии делать полноценное препати для знакомства участников перед докладами, это хороший выход. Сейчас так стали делать многие конференции, изучая наш опыт. И это заходит.

Препати

Здесь и далее фото сделаны гостями и участниками конференции, если автору фото нужна персональная подпись — просим выйти на связь

Оно появилось по одной причине — участники сбегали с докладов. Они уезжали на море. Что нельзя победить, надо возглавить. Поэтому мы взяли и организованно повезли всех на море. Но вот так взять и привезти на море 300 человек — что с ними делать? На всех побережьях нашей области просто нет мест, где можно организованно посадить такую толпу. Это нереально.

Скажу сразу. Организовать полноценное питание на 300 человек одновременно — это адская задача для любого ресторана. Чтобы вы понимали, в этот день на кухне в Пионерском, включая официантов, работает до 30 человек одновременно.

Вторая проблема — нет столько посадочных мест. Нигде. На море — нигде. Да и в городе — тоже практически нигде. Это проблема Horeca в Калининградской области в принципе — недостаточно крупных и многозальных локаций. Они неконкурентноспособны по сравнению с небольшими локациями.

Чудеса логистики внутри небольшой локации

По прибытии выдача в фуршетном варианте с доносом, участники бьются на группы, чтобы не все одновременно ели. Часть участников намеренно выдавливается за счет направленной мотивации в активности вроде мастер-классов, купания и спортивных игр. Да и сам приезд автобусов с лагом по времени тоже не случаен. Человек устроен так, что он не может есть всегда. Он поест и ищет другой активности. Только это и позволяет нам на локации для ста человек проводить мероприятие на 300.

Экскурсия по городу и на море

Формат проведения не позволяет участникам увидеть город. И они сбегают с докладов. Как они смотрят город? Наугад. Т.е. ходят по основным достопримечательностям, упуская много интересных мест, которые могли бы им приоткрыть тайну очарования Калининграда.

Это реально бесит меня, как человека родившегося и живущего тут. Как организатор я обязан в этих случаях каждый год сорок раз рассказывать одно и то же про то, куда пойти и что посмотреть.

В прошлом году мы сделали на Котиках гид по городу. 20 статей, для которых журналист всё прошла своими ногами и поела своим ртом.

В этом году мы сделали полноценную экскурсию и тем самым окончательно сняли проблему вопросов — куда пойти, чтобы понять, что такое Калининград.

Рации

Все орги знают, как тяжело в многозальных форматах с технической поддержкой. Что-то ломается, ты долго ищешь саппорт, потом он еще ковыряется минут пять-семь. В итоге доклад проседает по таймингу на 10-12 минут. И возникает нелепая неловкая пауза.

Я купил рации, повесил одну на пояс саппорту и просто вызывал его, если что-то ломалось или нужно было что-то решить по кондиционированию. В этом году я мониторил сам залы, в следующем за счет раций смогу это переложить на модераторов. На пляже через рации меня ищет охрана, чтобы принять через периметр опоздавшего участника без браслета.

Девушки

Промо везде — бессловесные куклы, с которыми даже пофоткаться не всегда можно. Я попробовал, мне не зашло. Я решил, что мне нужны те, кто будет именно общаться с участниками. Для этого мы изменили подход и обратили внимание на тот промоперсонал, который работает в магазинах, имеет опыт вовлекающего общения.

Да, тут с персональными данными не всегда гладко, но мы ж не невест участникам ищем. И в итоге мы получили команду, которая общается, смешивает, сдруживает всех участников. Многие девочки работают из года в год и знают постоянных участников. И если вы по какой-то причине не стали общаться с нашими девушками — вы законченный бука.

Костюмы для промо мы отшиваем с нуля. Третий год подряд. Это очень дорого. Но это эксклюзив, который лучше любых стендов или стандартных образов на аренде. Это делает настроение гостей. А девочки бесплатно ходят на примерку. Для них это вход в образ, бесплатное обучение, привыкание, любовь к поставленной задаче. На сборе перед конфой хватает нескольких слов, чтобы накачать наших ласточек мотивацией.

Еда

Всегда остро стоит проблема — сколько брать еды. Если жарко — больше хотят пить. Если холодно — есть.

Я нашел свою формулу, которая позволяет кормить без остатков и практически ничего не доготавливать. За 4 часа человек способен съесть 0.8 кг. еды и выпить 2 л. напитков. Из них 0.15 крепкого алкоголя. Соответственно за два часа — 0.4-0.5 кг. И за час 0.3 кг.

Почему не кратное деление? Потому что первый прием пищи всегда плотный.

Да. Я беру еду на вес, а не по виду или формату. И лучше когда все небольшими кусками. И от 10 вариантов блюд. С точки зрения организации это более правильный подход. Он столовский, но пытаться делать званый обед для 300 человек — это или дорого, или нереально.

Большинство конференций никогда не доживают до формата, когда они кормят всех участников. Даже те, где собираются тысячи участников, кормят (и обычно в фуршетной подаче) до сотни человек. А мы ТРИЖДЫ кормим ТРИСТА человек одновременно в ТРЕХ локациях (т.е. работаем с ТРЕМЯ разными кухнями).

Для тех кто проводит ивенты с платным питанием у меня тоже есть формула — на каждые 100 человек должна быть одна точка выдачи. Иначе будут очереди.

Быстрое разруливание проблем

Это решается только выстраиванием сложной цепочки коммуникаций и зон ответственности. У нас есть много точек входа: чат, вопросы в ЛК, телефон, личка в фб, телеграм. Все эти зоны закорочены на меня, но я сам ничего не решаю. Нарезаны зоны ответственности, куда я передаю сигнал от участника. Т.е. человек в этой зоне разгружен от других проблем — он сфокусирован на своей зоне. Фактически вся команда состоит из трех человек, но один контролирует вопросы проживания и трансферов, второй — прохождения контроля и локаций. Сигналов с проблемами — до десятка за каждый день проведения. За счет такой фокусировки, любая проблема решается за 10-30 минут. Если бы все решал один человек — он бы сошел с ума.

Как я успеваю следить за всем

Просто потому что все три дня у меня всего одна задача — оставаться на связи и смотреть соцсети и телеграм. Больше я ничем по сути не занимаюсь.

Но за эти дни я принимаю в себя поток информации от трех сотен людей, фильтрую его и быстро преобразую в указания для тех, кто у меня за спиной. Я работаю на конференции чем-то вроде компьютера по прогнозу погоды: быстро превращаю бигдату в выводы и рекомендации.

Это только кажется, что я что-то еще делаю. Я просто информационный человек в эти дни. Ловлю информацию от участников, спикеров, локаций и передаю дальше. Можно ли делегировать эту функцию? Наверно, да. Но пока я не готов это сделать.

Ну и на самом деле это кайфово. Это как в фильмах, когда в героев из комиксов врезается луч света, и они раскинув руки, принимают эту энергию. В конце третьего дня из моей крови можно делать энергетик.

Почему есть вода, почему нет воды

Есть много мелочей, сильно привязанных к конкретным событиям. Погодные условия. Смена локации. Смена состава участников. Например, в этом году была жара, и воду пили как не в себя. Мы купили 300 литров и не хватило. В клуб воду докупали.

До этого мы вообще воду не покупали. Никогда. Но в прошлом году была жара и участники сами скупали воду в кафе, и ее не хватило.

И был год, когда был дождь и выпили весь бесплатный вискарь, а потом выпили весь бар в кафе уже за деньги. Покупать заранее больше? Это лишние расходы. В прошлом году мы привезли 20 литров колы назад. Это не самые большие деньги, но там копеечка, тут копеечка и в итоге ты с кучей хлама и расходом, который можно было пустить на что-то другое, более полезное.

Поэтому есть правило 80%. Берем всегда, чтобы чуть-чуть не хватало. 20% — это тот резерв, который можно восполнить, ориентируясь на опыт, за пару дней до проведения или уже на месте. Это избавило нас от проблем с привозом и увозом ненужных никому еды, питья и т.п.

Почему нет трансляции

По массе технических причин мы можем делать ее или плохо, или никак. Кроме того, само мероприятие построено на нетворкинге, который в трансляции не передать. В третьих, многозальные трансляции самоконкурируют и крайне сложны в реализации.

Заморочиться ради 50-60 смотрящих, так как остальные 300 тут? Фиг вам, а не трансляция — общайтесь и смотрите на месте. Я бы и видео отменил чтобы ходили плотнее на доклады.

Отказ от раздатки

Мы перестали продавать листовки в раздатку. Это неработающий мусор. Лучше вшить листовки в блокнот, который уедет с участником. Конечно, по просьбе мы иногда кладем. Но это не работает.

Симки

Я устал от проблемы «отлова» спикеров не из России, когда они уже в Калининграде. Они выходят на связь только из мест с wi-fi. Я за свой счет взял и раздал им симки на базе нашего корпоративного тарифа, закрыв роуминг и межгород. Цена вопроса 250 рублей на человека. Минус много боли и куча искренней радости.

Почему часть докладов не заходит

Потому что это мои правила сбора программы. Доклады должны быть разными. Должны быть доклады для участников, должны быть доклады для прессы. И должны быть доклады выше уровня участников. Намного выше. Примерно по трети на каждый блок. Я внимательно отслеживаю оценки по докладам — это помогает выдерживать мне это деление.

Участники не знают, что больше половины докладов готовится в течение 5-6 месяцев, и на них тратятся сотни тысяч рублей. Это тот случай, когда мы толкаем индустрию вперед. Это задел на будущее, а не переливание из пустого в порожнее.

Да, вам не зайдет, но дальше разойдутся круги и появятся более простые доклады, которые вам покажутся понятными и органичными, но в это время отрасль уже сделает небольшой шажок вперед. Я буду продолжать давать слово тем, кто вам не понравится. Потому что я так вижу свою стратегию развития. Я тоже хочу развиваться. И непонятные доклады, в которые вливается многомесячный труд, дают мне почву для размышлений.

Зачем нужна Премия

Это соревнование. Это тоже двигает отрасль. Я потратил много времени и сил, чтобы сделать ее хотя бы немного объективной. Строго говоря, мне все равно, кто получит приз. Это не отменит стремления быть лучшим у остальных. Казалось бы просто железная фигня, а столько эмоций.

Боулинг — какой в нем смысл

Участники ищут активностей. Если их не дать, они разобьются на группы и перебухаются. Перебухаются — не страшно. Страшно, что разобьются. Упадет процент удачного нетворкинга. Упадет эффективность конференции в части выстраивания общения между незнакомыми людьми. В этом году это был эксперимент. Ошибка выплыла сразу — смотреть хотело не более 20%, остальные хотели играть. Принято, пересмотрим. Но сам формат зашел.

TEDx

Всегда есть докладчики, которых приятно слушать, но нет практической пользы. Точнее она есть, но о другом. Ставить такое в программу нельзя — тебя распнут, докладчика распнут. Но в таком формате много пользы для личностного роста.

А для того контингента, который приезжает, это реально проблема. Через одного алкоголики, трудоголики, клиенты психиатров. Бизнес и тяжелый умственный труд ломают людей. И им нужна поддержка советом от тех, кто прошел через это. Достиг ли успеха? Да неважно.

Прошел, прожил, может поделиться каково это. Я видел отвисшие челюсти в звенящей тишине зала. Я догадывался, что будет именно так, но не мог представить, что так зайдет. Это был эксперимент. Но я сразу убил двух зайцев — убрал таких докладчиков из основной программы и акцентировал внимание на психологических проблемах при работе в отрасли. Могу предсказать, что этот формат скоро появится и на других конференциях. Но соль тут именно в несмешивании форматов с днем докладов.

Жара в отеле

Никто не мог предсказать +32 в первый день. Но даже если бы и знали, ничего сделать не могли. Переносить туда, где были кондиционеры — усложнять логистику участникам, обязательно кого-то потеряем, получим лавину «как добраться», не сможем предоставить доступ к нормальному питанию за пределами активностей конференции. Из-за бедности предложений это был единственный хоть и сомнительный компромисс. Мы знали, что жалобы будут. Но или еще больший геморрой, или разрулить пару десятков жалоб в первый день, а потом погода все исправит сама. Было бы прохладно, вообще все обошлось без вопросов. Я знаю по себе, как все проблемно, когда отель в жопе мира, и ты крутишься как белка в колесе, чтобы везде успеть.

Сарони (Leonardo Saroni, booking.com)

Он выступил бесплатно. Мы оплатили только билеты и организовали трансфер. Группа — она выступила бесплатно, мы только организовали трансфер и проживание. Я вообще любитель бесплатного. Если что-то можно получить бесплатно — надо это делать. Отдавайте другим, качеством.

Я помню, насколько был расстроен спикер от Яндекса, которому купили билеты сразу на второй день. Он за свой счет сам купил билеты на экскурсию, чтобы хоть немного зацепить нашу атмосферу. Если хорошие люди идут к вам за вашими ценностями — не отталкивайте их.

Приз BDD весит 1.7кг. Его тяжело долго держать одной рукой. Первый вариант весил примерно 500гр. Я попросил его утяжелить так, чтобы он реально казался увесистым. Чтобы каждый победитель понимал, что эта премия имеет вес.

Смс-оповещение

Участники ничего не читают и не смотрят. Они ищут информацию у других участников. Это сотни вопросов в день. Пока мы не внедрили смс-оповещение. Всего за время проведения конференции уходит от 10 до 15 тысяч рублей на смс-оповещения. Но это снимает нагрузку с чата, с телефона, с личек в фб и телеграм. Сейчас поток свелся к 10 звонкам в день препати. И примерно 10-15 запросам в личку и на почту за все время проведения. И даже в общем чате не больше двух десятков вопросов за день.

Ссылки на все

Любая конференция — это сложное сплетение информационных потоков. От логистических до вопросов по качеству питания, обслуживания, что посмотреть, с кем пойти. Вот с кем пойти мы вопрос никогда не решим, а на остальное у нас есть ответ в виде ссылки: на статьи о Калининграде, на информацию о докладах, на информацию о заказанных услугах. Не надо думать, надо просто кинуть ссылку в ответ на вопрос в личку или в чате.

Модерация докладов

Тайминг — боль всех конференций. У меня постепенно сформировалась традиция неоплачиваемых модераторов. Обычно это бывшие спикеры моей же конференции. Они на себе знают, как делать доклады. И теперь начинают смотреть на все с другой стороны. Они сами дергают докладчиков, сами прогоняют с ними доклады. И они действительно становятся командой, которая синхронно держит тайминг.

Сарони сбил нас с синхронным переводом и съел час. Чепукайтис поджался с 23 минут до 20. И мы синхронно съели по пять минут в каждом зале. Конечно, еще бы таймер поставить, бэк-экраны, чтобы спикеры не смотрели на экран. Но это уже не совсем наша проблема. Арендовать негде, покупать дорого. Локаций мало и конкуренция за них высока, поэтому они не хотят идти навстречу и закупать оборудование. Я два года один отель прогибал на покупку кликера. Потом второй на покупку кликера, ноутбука и микрофона, чтобы не заниматься поиском и сбором оборудования со всего города. Это же потом еще и развозить надо.

Минимальные потери

Все первые годы мы что-то теряли — на примерно 20 тысяч рублей в год. Нам надоело это и мы купили ящики в обычном строительном магазине. У нас 3 таких ящика для разных локаций. То что останется на локации едет в картоне. Что вывозится — заведомо сортируется по ящикам, вывозится, на месте контролируется возврат в ящик и доставка обратно. В этом году наши потери — одна зарядка, которую кто-то унес с собой.

Этот список можно продолжать бесконечно

Но мы за шесть лет настолько минимизировали наше общение с участниками по вопросам их самоорганизации, что фактически добились того, что вычеркнули ее вообще из повестки дня кроме ночных гулянок. И в итоге три дня вам делают три человека, которые все везде успевают. А мы продолжим наращивать избавление вас от мыслей «чем еще тут заняться, раз есть время».

Про экономику Baltic Digital Days

Мы собрали и потратили в этом году 3.8 млн. рублей, это на полмиллиона больше, чем в прошлом году. Все эти деньги ушли местным подрядчикам. 80% безналом, для ивент-индустрии это успех, мы прогнули почти всех на безналичный расчет, так как у нас почти 100% вход безналичный или эквайринг.

В среднем, каждый участник тратит от 50 до 70 тысяч рублей на поездку. Это билет, отель, билеты на самолет, трансферы. Еще от 5 до 25 тысяч уходит на развлечения.

Итого за три дня в экономику региона зашло примерно полмиллиона долларов. Ну, и авиакомпаниям немного помогли.

Теперь взгляд с другой стороны. На докладе Андрей Гусаров рассказал о заключенной на #BDD2018 сделке, которая принесет ему за год примерно 60 тыс. долларов. Это не исключение, это правило. В прошлом году Дмитрий Иванов с одного доклада продал на 200+тыс.рублей курсов, а сколько потом — я даже и не знаю.

В среднем, каждую конференцию я фиксирую сделок примерно на 20 млн. рублей на месте — это что мне рассказывают, а сколько не рассказывают?

Плюс смена работы для специалистов. Например, докладчик прошлого года Александра Хилова поменяла работу, переехав с Днепра в Киев к Dmitriy Bondar.

Все это к тому, что кто хочет, ищет возможности. Остальные ищут причины. И это одновременно ответ на вопрос, зачем мы этим занимаемся. А побухать на море я могу и без конференции.

---

Детальнее про экономику Baltic Digital Days. С пояснениями

Структура доходов.

Билеты: 64%
В том числе внутреннее деление по категориям:
— три дня: 86%;
— два дня: 6%;
— один день: 4%;
— видео: 4% (когда видео выйдут из монтажа, баланс по видео сместится).

Билеты — основной наполнитель бюджета конференции. Но только ими сыт не будешь. Практически вся стоимость билета уходит на участника, но у нас есть приглашенные спикеры, есть пресса.

Расходы на них надо или покрывать сильным повышением стоимости билета для участника, или привлекать другие источники.

Поэтому мы стараемся работать и со спонсорами, и искать варианты оказания дополнительных услуг участникам. В частности, для оплаты проживания мы используем юрлицо нашей закрытой ныне турфирмы, на которую оформлены комиссионные договора. Говоря проще, мы получаем скидку за опт.

Проживание участников и трансферы: 18% от всего дохода.
Экскурсии: 2%
Спонсорство: 16%.

Есть идеи, как еще заработать денег, но не думаю, что баланс сильно изменится с появлением этих источников.

По спонсорским мы планировали собрать миллион, но смогли только 600 тыс. рублей, из которых половина пришлась на одного партнера. В целом, цифра 600-700 для нас магическая и пробить ее не удается. С другой стороны, активных продаж этого формата мы никогда не вели, рассчитывая, в основном, на свои силы и деньги за билеты.

Конференция собирает немного людей (пусть это и очень качественная аудитория) и ждать здесь внешней активности от спонсоров сложно. Спонсор должен четко понимать, к какой аудитории он обращается. И донести это получается не всегда. Проще отказать и не брать деньги, чем взять и потом оказаться в ситуации оправдывающегося.

С расходами все намного сложнее. У конференции непростой концепт, подразумевающий множество активностей. Кто-то сравнивает это с пионерским лагерем. Может оно и так, но все это приводит к огромному количеству подрядов, под каждый из которых выделяется свой бюджет.

Так как мы продаем проживание, то самой крупной статьей становится именно оно. Это 26% от всех расходов. Сюда входит и оплата проживания участников, и спикеров, и команды (сотрудников из других городов). Дисбаланс доход-расход в этом году составил 300 тыс. в пользу расхода. Несмотря на скидки, выровнять расходы за счет оплаты проживания участниками не получается, и эта разница компенсируется из других статей дохода.

На втором месте еда: 24,5%. Сюда входит питание во всех локациях за три дня, включая воду и алкоголь. В двух локациях это является одновременно и платой за аренду локации. Если гостиница отдельно взимает арендную плату, рассчитывая, впрочем на покупку кейтеринга, то кафе и клуб обошлись оплатой еды — по фуршетной цене, разумеется. Поэтому за отель вместе с едой я озвучу процент отдельно — это еще почти 9%.

Все остальное – это техническое обеспечение конференции: свет, звук, украшения, развлечения, промо и так далее. Каких-то мегакрупных статей нет, но их количественно очень много.

Промо вместе с костюмами: 5,2% или чуть более 200 тыс.рублей.
Видео и фотооператоры: примерно также – 200 тыс.
Полиграфия и наружка: примерно также.
Билеты для группы, команды и Сарони: 4.5%
Транспортные услуги: 2.6% или чуть более 100 тыс.

Стоит отметить, что мы почти не тратим денег за рекламу. Обходимся инфоспонсорами (и то стали очень разборчиво подходить к этому) и несколькими кампаниями в таргете. Всего, включая несколько релизов для местной прессы, было потрачено 66 тыс. рублей.

Основным источником продаж были и остаются участники прошлых лет. Даже если они не едут снова (а каждый год приезжает только примерно 40% старичков), они настойчиво рекомендуют приезжать другим.

Продажи из других источников носят эпизодический характер. На моей памяти, ни с одного релиза мы не продали больше 10 билетов. А кампании в фб носят больше напоминающий, чем рекламный характер. Зато благодаря этому 90% продаж мы делаем за 3-4 недели до конференции и потом вяло добиваем оставшиеся места.

И да, наши волшебные смски. Это единственный гарантированный канал доставки информации участникам. Плюс еще порядка 4000 смс было отправлено в рамках народного голосования. Всего мы спалили на их отправку 17 тыс. рублей.

Несмотря на то, что конференция проходит обычно в ноль, а в этом году есть даже небольшой минус, налоги все равно нужно платить в силу приема денег на ИП — 6%. Кроме того, свою мзду берет сервис Я.Денег, забирая в среднем 3.9% с каждой оплаты. Итого, на комиссии и налоги в этот раз уже потрачено или вскорости будет порядка 300 тыс. рублей.

Чистый насчитанный убыток в этом году примерно 170 тыс., но у нас еще впереди активная продажа видео, которая скостит этот минус до примерно 100-120 тыс.

Я, конечно, жду, что наступит год, когда мы что-то заработаем. Но каждый раз хочется сделать что-то новое и деньги, запланированные в прибыль, уходят.

При этом бессребреником я себя не считаю. За стоимость потраченного личного времени мы делаем отличную рекламную кампанию бренда. И на длинной дистанции это показывает себя очень хорошо в плане продаж. Не будь конференции, многих контрактов мы бы не получили. Это факт.