Что такое Канбан

В блоге AgileBasics уже выясняли, что Аджайл — это способ мышления, особая философия. Чтобы применять ее в жизни разработаны фреймворки — наборы конкретных правил для организации процесса работы в духе Аджайла.

Канбан — второй по популярности аджайл фреймворк в России. Он содержит всего шесть правил и предлагает эволюционный переход от привычного мышления к аджайл мышлению. Аджайл коучи часто сравнивают Канбан с водой — он обтекает текущую структуру и иерархию компании, и очень медленно начинает ее менять. Как вода точит камни, так Канбан меняет мышление сотрудников и структуру компании.

Сотрудникам не нужно прикладывать много усилий, чтобы начать учиться быть аджайл — при переходе нет реорганизаций, на первых порах сохраняются привычные роли и иерархия. Все происходит в комфортном темпе и не вызывает проблем у команды.

Кому подходит Канбан

Канбан, как и Скрам, не имеет ограничений в применении. Его используют для планирования свадеб или личных проектов. Небольшие подразделения в Майкрософт использует его для разработки новых программ и приложений. А компания «Тойота» — для управления всеми производствами корпорации.

Существует отдельные ветки Канбана: персональный, производственный и софтверный. Эти направления такие разные, что визуализации совершенно не похожи друг на друга. На производстве много этапов работы, поэтому досок много и они разбросаны по цехам и отделам. Карточки могут обозначать детали или стадии процесса сборки механизмов, визуализация направлена на снабжение цехов нужными деталями точно в срок. У айтишников доска обычно общая, она рассчитана на командную работу и помогает сообща работать над проектом.

Как использовать Канбан, чтобы быть аджайл

В Канбане всего шесть правил, они помогают организовать работу на основе аджайл мышления. Правила могут вводится постепенно одно за другим. Новое не добавляется, пока первые изменения не стали привычными для большинства людей в компании.

Изменения будут эволюционными, поэтому на первых порах Канбан предлагает щадить старый порядок работы и привычные роли. Все, что нужно для начала — твердое желание начать изменения и поощрение инициативы сотрудников.

Правило 1. Визуализируйте поток работы

Канбан опирается на визуализацию. Чтобы в любой момент знать, как обстоят дела, все задачи записываются в одном видном месте.

Визуализация может быть абсолютно любой: таблица в экселе, стол с карточками, стена с приклеенными листочками. Это может быть специальная программа Джира, Трелло или подобная. Канбан-доска не может быть «правильной» или «неправильной» — хорошо то, что помогает именно вам:

Новичкам мы рекомендуем использовать настоящую доску или стену офиса и липкие листки. Физическая доска работает лучше программ, потому что она всегда на виду. Вам не нужно включать компьютер, открывать браузер, логиниться на сайте, чтобы увидеть, как продвигается проект. Все члены команды в любую минуту видят актуальную картину проекта.

Еще физическая доска «эмоционально теплая». Только представьте, вы сделали задачу, подошли к доске и перенесли карточку в другую колонку. Вы — молодец, и коллеги это видят. В веб-приложениях типа Джиры или Трелло такого ощущения кайфа не будет, карточка просто появится в другой колонке.

Запишите все задачи. Чтобы сделать визуализацию, достаточно записать все задачи, который вы делаете сейчас и собираетесь сделать в ближайшем будущем. Важно, чтобы вы смогли увидеть на доске, сколько реально работы у вас уже есть, и сколько в планах.

Определите статусы задач. Статусы задач — это колонки на доске. Строгих правил, какие именно колонки делать, не существует. Мы предлагаем для начала использовать три колонки: «входящие задачи», «в работе» и «сделано». Потом каждую можно разделить на более мелкие, если нужно. Или придумать свои статусы и ввести новые колонки.

Помните, все задачи должны быть на доске. Нельзя работать над тем, чего нет в визуализации.

Правило 2. Ограничьте количество одновременно выполняемой работы

После создания первой визуализации вы будете поражены тем, как много работы параллельно выполняет команда. Это одна из причин, почему задачи растягиваются: мы тратим силы не на продуктивную работу, а на переключение между задачами.

Канбан предлагает ограничить количество одновременно выполняемой работы. Так мы повышаем свою эффективность и ускоряем прохождение карточек от статуса «входящие» до «сделано». Рекомендуем зафиксировать количество текущих задач и взять эту цифру за начальное ограничение. Дальше лимит нужно постепенно уменьшать:

Зафиксируйте лимит задач. Договоритесь с коллегами, сколько задач из каждой категории сможете эффективно выполнять одновременно. Запишите эти ограничения цифрами над столбцами, чтобы они всегда были на виду. Как вариант — ограничьте место на доске, чтобы лишние карточки не могли даже поместиться в колонках.

Расставьте приоритеты. После ограничения одновременной работы во «входящих» окажется множество карточек. Чтобы их упорядочить, нужна приоритизация. Можно использовать разные способы: пометить карточки цветом, располагать в определенном порядке или сделать рейтинг с баллами. Главное — чтобы вы и ваши коллеги однозначно понимали, какие задачи нужно сделать в ближайшее время, а какие можно отложить на пару дней.

Заканчивайте начатые дела, а не беритесь за несколько новых параллельно.

Правило 3. Управляйте потоком задач

Визуализация помогает следить за скоростью продвижения карточек и равномерной загрузкой всех специалистов. Если что-то идет не так, на доске это сразу видно:

Когда появляется «пробка», действует принцип: «Один за всех, и все за одного». Сотрудники, которые из-за затора остались незагруженными, не отсиживаются, а помогают коллегам разбирать завал. Например, дизайнеры могут подключиться к тестированию или составлению документов, пока у них нет своей работы.

Это не значит, что надо делать чужую работу. Каждый сотрудник сам определяет насколько расширять свою зону ответственности. Помните, что умение разбираться в смежных областях делает человека профессиональнее и ценнее.

Следите за нагрузкой. Работа должна быть ритмичной. Если вы почувствовали спад в нагрузке, сходите к доске. Возможно, у коллег завал и нужна ваша помощь.

Просите о помощи. Если пробка образовалась на вашем участке, молчать не нужно. От вашей работы зависит успех всего проекта, поэтому коллеги обязательно вам помогут. Посмотрите на доске, кто меньше всех загружен, и попросите их о помощи.

Доска в любой момент покажет, как идет проект. Помогите команде закончить его как можно скорее.

Правило 4. Сделайте договоренности и ожидания явными

Правила, по которым работает команда, должны быть известны всем. Они могут меняться, но актуальная версия должна быть доступна каждому. Мы рекомендуем вывесить самые важные правила прямо возле доски и в каждой колонке. Вот как это может выглядеть:

Запишите правила работы с доской. Договоритесь с коллегами и запишите, на каких принципах можно брать новые задачи, когда можно считать задачу сделанной и как перемещать ее в следующую колонку. Сделайте так, чтобы правила движения карточек были понятны любому человеку в команде.

Повесьте правила на видное место. Чтобы легко подключаться к «чужой» работе или вводить в команду новых людей, повесьте правила возле доски или прямо внутри каждой колонки.

Договоренности помогают команде работать слаженно, сделайте их явными и регулярно пересматривайте.

Правило 5. Анализируйте работу команды

Обязательное требование Канбана — регулярные планерки и разбор успехов и неуспехов команды. Они нужны, чтобы быть уверенным: команда работает в правильном направлении и результат будет получен вовремя.

Ограничений по частоте и формату встреч нет. Это могут быть анкеты, очные собрания или созвоны. Аджайл образ мышления пропагандирует живое общение, поэтому мы рекомендуем проводить короткие личные встречи. Планирование — каждый день и каждую неделю, а анализ работы — раз в месяц и раз в квартал. Расскажем об этом подробнее:

Ежедневные планерки удобно проводить возле доски или другой визуализации. Цель встречи — придумать, как наладить высокую скорость потока карточек-задач. Команда просматривает доску справа налево, находит проблемные места и принимает решение, как быстрее завершить имеющуюся работу. Любой специалист может предложить решение.

На еженедельных встречах вся команда встречается с вышестоящим руководством. Вместе они анализируют скорость работы команды, работают над разрешением трудностей, обсуждают снижение рисков.

На ежемесячных встречах встречаются все команды, которые работают в одной компании. Руководители рассказывают про финансовые показатели — каждый сотрудник знает, сколько заработал его отдел. Он понимает, что делает компания в целом и в каком состоянии находятся разные проекты. Команды рассказывают, какие ресурсы им необходимы.

Будьте инициативны: общайтесь с коллегами и делитесь своими идеями.

Правило 6. Улучшайте совместными усилиями, эволюционируйте на основе экспериментов

Канбан-команды всегда находятся в поиске идеальной системы, где карточки-задачи проходят по доске от категории «входящие» до «сделано» максимально быстро и без задержек.

Для этого команды проводят эксперименты: меняют ограничения на одновременно выполняемую работу или по-другому расставляют приоритеты. Чтобы система организации работы эволюционировала, эксперименты должны быть общими, а не для отдельных сотрудников. Мы советуем регулярно пробовать что-то новое:

Предлагайте улучшения. Каждый член команды может предложить любые изменения. Если команда не может сразу доказать, что они будут вредны или плохо скажутся на результате работы, проводится эксперимент.

Пробуйте одно изменение за раз. Чтобы точно знать, какой эффект дало нововведение, не проводите несколько экспериментов одновременно. Лучше пробовать одну идею за другой, и оставлять в работе только доказано полезные.

Эксперименты помогут команде развиваться вслед за миром, не бойтесь пробовать новое.

Как не забыть о правильном мышлении

Мы рассмотрели все шесть правил фреймворка Канбан. Они не дают конкретных указаний об организации работы в духе Аджайла, а только направляют команду. Мы рекомендуем регулярно проверять себя:

• каждый сотрудник заботится об успехе проекта, он инициативен;
• команда обсуждает финансовые результаты компании и свой вклад в эти результаты;
• команда регулярно проводит эксперименты и проверяет гипотезы об улучшении процесса работы;
• сотрудники помогают коллегам, если есть завал на доске;
• в компании происходят эволюционные изменения.

Шпаргалка

Запомнить

Канбан — это фреймворк, набор простых правил для работы в духе Аджайла. Новое мышление привносится эволюционно, без резких изменений.

Канбан — это не только работа с доской. Это гибкость через эксперименты и поиск лучшего результата в разных условиях.

Говорить правильно

перейти на Канбан
работать по Канбану

Узнать больше

Сайт Дэвида Андерсона
Справочник по Канбану