Как мы сократили время на постановку задач на старте проекта с 3–х рабочих дней до десяти минут

В начале этого года мы в SREDA Digital обнаружили, что с ростом агентства старт проекта стал занимать неприлично много времени. В глазах клиентов это выглядело так, будто, получив предоплату, мы брали паузу в несколько рабочих дней и начинали работать только после гневного звонка.

Пик недовольства новых клиентов случился в тот момент, когда мы полноценно разделили функции менеджера по продажам, проджект–менеджера и руководителей отделов.

Как это выглядело для клиента

Переговоры закончили, договор подписали, предоплату получили. Завели проект в worksection и пригласили клиента. Прошло 2 дня. Задач в проекте нет, либо они есть, но работы по ним не ведутся. Клиент в панике звонят проджект-менеджеру или ТОПу: «Мы заплатили 2 дня назад! Чем вы заняты? Где результат работы?»

При этом продажник, проджект и руководитель производства бегают в мыле и выясняют каких подробностей не хватает для старта, составляют идеальный план работ на месяц, «пилят» задачи по регламентам.

Мы честно пробовали громче кричать и быстрее бегать, но проекты все равно буксовали. Пришлось придумать что–то новое.

Жестко регламентировали передачу проекта от продажников в производство

Продажник — человек простой. Деньги зашли, значит он молодец и работу свою выполнил. Курировать проект дальше ему неинтересно.

У нас проект считается проданным только после полной передачи информации и запуска. Крайним, конечно, назначили продажника. Чтобы закрыть «продажную» задачу с меткой «продано», менеджер должен завести проект в worksection, создать в нем первую, скрытую от клиента, задачу и передать всю полученную на пресейле информацию.

Чеклист запуска проекта шаблонной задачи на продажу

Собрали всю важную информацию в одном документе

«Карта проекта» заводится в момент первого звонка потенциального лида, и без нее ничего не работает. Даже на пресейле, даже для расчета КП, даже если «я сейчас быстренько на пальцах объясню, а ты за 5 минут посчитаешь». Задачи без карты руководители отделов безжалостно заворачивают обратно продажникам.

Шаблон карты проекта

Внедрение этого правила стоило нам кучи нервов и одного менеджера по продажам, который продавал как бог, но не смог адаптироваться. И оно того стоило. В момент запуска вся информация о том, что клиенту пообещали, как, в какие сроки и что об этом написано в приложении к договору аккумулирована в одном месте.

Унифицировали постановку задач на старте проекта

В процессе участвуют менеджер по продажам и проджект. Один знает что продали, второй — как это делать.

Действия менеджера по продажам при передаче проекта в производство

Проджекту вместо «мы что—то продали, запусти» приходит задача постановки задач на конкретный отдел. С картой, в которой четко прописано: чего и сколько продали, какими клиент видит отчеты и каких плюшек наобещали сверху.

Шаблон расстановки задач SEO отделу SREDA Digital

Переместили регламенты прямо в worksection

Раньше регламенты и чеклисты хранились в гуглдоках. Сотрудникам было удобно, но клиенты в эти документы обычно не заходили. Теперь большинство чеклистов расположены прямо в задачах.

Задача по настройке и запуску контекстных рекламных кампаний

Регламенты написаны рядовыми сотрудниками отделов под руководством тимлидов. Первичный процесс создания шаблонных задач занял два месяца. Ежики немного сопротивлялись, но все—таки съели этот кактус.

Казалось бы, нормальный специалист по таргету или контексту и так знает, что ему делать для запуска. Но грамотные чеклисты здорово экономят мыслетопливо на принятие решений, поэтому задачи стали выполняться быстрее, а качество — меньше зависеть от настроения сотрудника. Например, средний срок первичной настройки контекста сократился с двух недель до одной.

Но самый ценный эффект в том, что клиент видит запланированный объем работ по своему проекту и может отследить ход выполнения. Мысли, вроде: «Прошло 5 дней, а реклама все еще не запущена, хотя там всего две строчки в объявлении. Наверное, вы не работаете» — посещают его реже и парировать такие возражения проще.

Фрагмент чеклиста по разработке структуры таргетированной рекламной кампании

Что мы получили в итоге?

Описывать этот процесс в статье значительно дольше, чем запускать один проект по новым регламентам SREDA Digital. Сейчас это происходит примерно так:

• Бухгалтерия видит деньги и сканы договора, затем перемещает «продажную» задачу по канбану в стадию «запуск» на продажника.
• Продажник создает проект, папку на диске и копирует стартовую задачу из шаблонов. Это занимает 3 минуты, если не промахиваться по кнопкам.
• Проджект видит задачи типа «расставить задачи SEO отделу», сверяется с карточкой и приложением к договору, копирует из шаблонов нужные задачи на первый месяц работы — еще 6 минут.
• Минутка радости. В день оплаты счета клиент видит в проекте десятки задач и подзадач с детализацией и количеством пунктов, зачастую большим, чем он ожидал.

Почему именно worksection?

Это не статья—сравнение таск-трекеров, но, честно скажу, что мы пробовали другие (в частности битрикс24, trello и redmine) и остановились на worksection. Клиенту красиво, нам удобно. Есть мелкие недостатки, вроде отсутствия полноценной CRM или недостаточно гибких настроек прав доступа, но для наших задач — почти идеально.

В нашем методе запуска проекта важны, на мой взгляд, три вещи:

1. Единое место для всей информации, передаваемой от продажника в производство. (У нас производство сидит над аккаунтингом и продажами, поэтому мы говорим «проект ушел наверх»).

2. Принципиальность тимлидов: они не возьмут в работу проект с недостаточно заполненной карточкой. Даже если задачи горят, даже если последний день месяца и от их решения зависит премия продажника. Даже в виде исключения. Месяц конфликтов — и все научились вносить информацию с первого раза.

3. Отлаженный механизм поиска и копирования типовых задач и чеклистов, желательно — вместе с приоритетами, сроками и связями в диаграмме Ганта.

Те же процессы можно реализовать при помощи любого другого подходящего инструмента. Надеюсь, наш опыт будет полезен тем, кто уже прошел стадию «просто откройте гуглдок и напишите ваш первый регламент» и теперь пытается систематизировать огромные стопки гуглодоков при постоянно растущем количестве заходящих в работу проектов.

Котики рекомендуют

Почитайте еще вот эту статью: Четыре типа менеджеров проектов: кто такие и как с ними быть?