Екатерина Ерина, координатор содружества SPECIA, рассказывает о средствах автоматизации, которые экономят ее время. Многие пункты из списка знакомы почти каждому — но наверняка вы найдете что-то еще не испытанное.
Однажды наступает момент, когда вы понимаете, что больше не готовы тратить два часа на задачу, которую можно выполнить за десять минут с помощью удобного и интуитивно понятного сервиса.
Подборку именно таких инструментов мы и подготовили для вас.
Amplifr
У нас больше 10 профилей в социальных сетях, которые нужно регулярно вести, и «Амплифер» здорово экономит время на эту задачу. Мы публикуем несколько типов контента: наши новости и публикации, новости партнеров, информацию о мероприятиях в отдельных встречах.
Масштаб катастрофы становится очевиден в периоды активной подготовки больших мероприятий вроде SPECIA CONF, когда необходимо каждый день публиковать постов пять про конференцию и несколько основных постов про наши и партнерские активности. Когда на работу с социальными сетями нет выделенного сотрудника, формат постинга «в одном окне» действительно спасает, сокращая работу с социальными сетями порой буквально до 10-15 минут в день.
Streak
Сервис, который при правильном использовании может стать вашей CRM в почте. Лично я использую сервис минимально: веду пару цепочек, связанных со спонсорскими активностями, и «подглядываю», кто прочитал мои письма и сколько раз. Особенно это помогает, когда пишешь людям, которые могут и не отвечать на твои письма (потенциальные спикеры, интересные личности для интервью, спонсоры и партнеры). Зная, что человек хотя бы мельком ознакомился с письмом, можно позволить себе напомнить о своем обращении и с большей вероятностью получить ответ.
В отличие от сервиса Mailtrack, который я использовала раньше, Streak бесплатен и не выдает себя автоматическими подписями в письмах.
Airtable
Сервис, предоставляющий возможность коллективно работать над проектами разных форматов. Лично я веду в нем контент-план блога содружества, но в нем есть и другие шаблоны, в которых заранее продуманы важные моменты, которые можно дополнительно кастомизировать под себя.
Trello
Карточки помогают спланировать проекты во времени и назначить ответственных за них. За год мы попробовали уже несколько форматов: понедельное планирование (оказалось довольно удобным, когда важно решать задачи «здесь и сейчас», не заглядывая за горизонт), планирование по направлениям работы (оказалось совсем неудобным, так как ряд проектов зависал в состоянии «неназначенного делайна» и мог находиться в направлении бесконечно долго), планирование по месяцам (удобно для годового планирования и распределения загрузки в больших временных пространствах).
В итоге мы вернулись к недельному планированию, которое легче обнулять и контролировать. Помимо ближайших недель и вкладки Future, есть вкладка Done, куда и перемещаются все завершенные проекты и задания.
Чтобы усилить сервис, рекомендуем подключить парочку улучшений — интеграцию с календарями и Slack. И все задачи и дедлайны точно не пройдут незамеченными!
Evernote
Расскажу, как использую сервис я. Уже несколько лет я планирую по неделям то, чем занимаюсь. Одна заметка — одна неделя. Внутри заметки я разделяю задачи на дни, внутри каждого дня есть распределение задач по времени и по скорости исполнения. Цветами разделяются личные, рабочие и требующие перемещений по городу задачи. Такая система позволяет точно знать, успеваю ли я выполнить все запланированное в течение дня или я сильно преувеличиваю собственные возможности.
Сервис бесплатный, хотя есть и платные тарифы. Работает в офлайн-режиме, синхронизируется при наличии интернета, позволяет делиться заметками с кем-то еще и даже совместно над ними работать.
OTranscribe
Когда дело доходит до расшифровки аудио, мне помогает сервис OTranscribe. К сожалению, он не переводит аудио в текст автоматически, но предоставляет возможность расшифровывать запись в комфортной среде, не переключаясь между проигрывателем и текстовым редактором и управляя воспроизведением с помощью горячих клавиш, что невероятно удобно.
В Pocket я раз в неделю закидываю все интересные статьи, которые накапливаются во всевозможных закладках, и бегло просматриваю рекомендации, которые сервис подбирает, как правило, на основе того, что я сама себе добавила. Например, если на этой неделе много статей с Medium — это сразу отражается в рекомендациях.
Bookmate
Я уже не единожды признавалась в любви к этому сервису, и не перестаю им восхищаться. Только благодаря нему удается находить время для чтения и читать в общей сложности чуть ли не по книге в неделю.
Можно искать книги отдельно, подписываться на людей и полки, сохранять цитаты и подсматривать, что читают и цитируют ваши знакомые. В пересчете на книги сервис обходится дешевле бумажных версий, но только при условии регулярного чтения. Но главное в Bookmate — сам формат чтения, который удобен даже тем, кто в принципе не привык много читать.
Slack
Изначально Slack выглядел для меня не более, чем модным инструментом, которым все пользуются, но никто не может рассказать, в чем же его невероятная полезность и отличие от других мессенджеров.
Но стоило настроить интеграцию с Trello, как обмен задачами и мнениями сразу стал более конкретным и прикладным. Закрытые и публичные чаты тоже позволяют легко настроить оперативную коммуникацию. Единственное условие успеха — наличие у всех участников диалога приложения или открытой вкладки с сервисом, чтобы сообщения были замечены и прочитаны.
Zapier
Благодаря этому сервису можно объединить практически любой сервис с другим и получить волшебную автоматизацию без вмешательства технически подкованных коллег и знакомых.
Чтобы впечатлиться, достаточно зайти на главную страницу сервиса и полистать, интеграции с какими приложениями он сейчас поддерживает. Я с помощью этого сервиса настраивала автоматическое собрание заявок на конкурс в таблицу, а также несколько кастомных интеграций между Trello и Slack.
Сервисы Google
Google Docs помогают держать под контролем все документы, в том числе и «входящие», и коллективно работать над исправлениями и улучшениями. В целом это довольно популярный набор, на котором, пожалуй, не стоит долго останавливаться.
Google Trends позволяют оставаться в курсе событий и «держать руку на пульсе», а также волшебным образом проникать в головы потенциальных потребителей и прогнозировать развитие трендов.
Google Alerts — простой и бесплатный сервис мониторинга упоминаний бренда, с помощью которого можно легко и непринужденно отслеживать материалы, в которых были упомянуты те или иные ключевые слова.
Canva
Один из самых крутых графических онлайн-редакторов, в котором не только есть необходимый набор инструментов, но и целый набор крутых шаблонов и бесплатных изображений, которые можно брать и использовать для создания собственных визуальных элементов контента.
Типографская раскладка Ильи Бирмана
Однажды установив ее, вы больше не сможете от нее отказаться. Никогда. Потому что «кавычки ёлочками» и длинные тире — это прекрасно.
Unroll.me
Благодаря этому сервису можно избавиться от львиной доли email-подписок, которые так сложно удалять точечно, и так легко — массово. Лично у меня с помощью этого сервиса процесс отмены подписки на порядка 50 рассылок занял буквально пять минут. Единственное, что может вызвать сомнение — сервис получает доступ к вашей почте, но так как Unroll.me фигурирует во многих серьезных подборках сервисов, можно выдохнуть и успокоиться.
Комментарий Котиков
Как интересно — подборка сервисов многое говорит о человеке. Екатерина Ерина много читает и пишет, львиную долю времени у нее занимают коммуникации и планирование. Еще она несентиментальна — легко удаляет рассылки, не «прикипая» к ним всей душой. Я вот никак не соберусь, просто удаляю письма.
Мне показался интересным способ деления дел — «личные, рабочие и требующие перемещений по городу». Я как-то не задумывалась, а ведь это важно. Поездки по городу действительно влияют на график.
Надо посмотреть, что набор инструментов говорит обо мне…
