У нас в Trello никто не придерживается тактики выжидания. Если вы замечаете проблему, которую нужно решить — вы принимаете решение. Вы можете, конечно, решить ничего не делать, но наш принцип — никогда не думать, что кто-то другой увидит и решит проблему, которую уже нашли вы. Каждый может задать свой вопрос и высказать идею о каком-то проекте компании.
На самом деле, сотрудничество так и работает: в командной работе нужны все и каждый, никто не должен отсиживаться в стороне — это как раз и вдохновляет. Вот несколько примеров, как наши работники используют Trello для этих целей:
Чтобы держать всех в курсе
У кого есть время постоянно проговаривать статусы проектов? У нас есть несколько способов держать всех работников Trello в курсе дел компании. Во-первых, мы автоматизировали еженедельные апдейты от разных команд, создав общую обзорную доску (Company Overview board), к которой есть доступ у всех в Trello. У каждого отдела есть свои карточки, где они обновляют статус работ по своим проектам:
Таким образом каждый член команды может в любой момент узнать, что происходит в других отделах. У тех, кто не успевает узнать последние новости в этой доске, у нас настроена интеграция со Slack: все апдейты автоматически отправляются в публичный канал #company-overview, в который можно заглянуть в течение рабочего дня.
Чтобы стимулировать совместную работу
Мы создали Trello, чтобы любой проект, план или задача стали абсолютно прозрачными. Сотрудничество между отделами необходимо, поэтому мы хотим избежать эффекта разобщенности и стимулировать всех работников компании участвовать в рабочих процессах друг друга. Поэтому на досках у каждого отдела есть колонка «Входящие», где любой может оставить свой вопрос или поставить задачу. В большинстве случаев задаче присваивается цветовой ярлык (зеленый, желтый или красный), чтобы визуально отметить ее приоритет.
Чтобы помочь новичкам разобраться, в командных досках создаются карточки с инструкцией «Как пользоваться», где расписано, как что работает, все контакты и роли участников. Все это важно для работы компании. Нельзя просто открыть доступ к информации и надеяться, что люди сами поймут, что должны делать. Смысл прозрачности — помогать делу. Каждый должен чувствовать, что может задать вопрос или подключиться к проекту, который делают другие.
Чтобы быстрее находить нужные доски
Расширение Trello Chrome Extension позволяет открыть нужную доску с помощью горячих клавиш. Просто нажмите в адресной строке «T+пробел» и начните вводить название конкретной доски. Многие пользователи Trello согласятся, что это не только значительно экономит время, но и сохраняет душевное равновесие.
Чтобы упростить работу с регулярными задачами
Для регулярных задач, таких как публикация постов в блог, обработка новых вакансий и регулярные рассылки, мы создаем чек-лист из этапов для каждого процесса. Потом мы копируем этот чек-лист в следующую задачу такого же типа, чтобы ничего не упустить (это особенно полезно, когда кто-то уходит в отпуск!). Когда чек-лист выполнен, мы меняем срок выполнения на статус «готово» (тогда дата меняет цвет на зелёный). Для пользователей, которые просматривают доску, это быстрый визуальный сигнал о том, что эта задача уже готова:
Чтобы делать презентации в один клик
Мы часто используем отдельные доски для организации заметок и изображений для презентаций, особенно если мы готовимся к большому событию. Интеграция с Google Drive — это улучшение Trello, которое позволяет одним кликом собрать презентацию из карточек вашей доски:
Чтобы видеть дальше конкретных задач
Когда ваша компания или команда решает использовать инструмент для совместной работы, лучший способ избежать постоянного (и раздражающего) переключения контекста — это понять, как много возможностей может дать один конкретный инструмент.
Мы нашли способы использовать Trello для всего — от планирования обедов на неделю до адаптации новых сотрудников, и когда мы узнаем о необычных вариантах использования нашей платформы, мы рассказываем о них нашим пользователям. Чем больше людей, команд и компаний не откладывают свои дела, тем лучше!
Автор: Michael Pryor
Источник: fastcompany.com
Иллюстрации: blog.trello.com
Перевела и адаптировала Ольга Городецкая
